Thực hiện Quyết định số 106/QĐ-STP ngày 11/10/2021 của Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương về thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng, chứng thực đối với Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thanh Vân. Đoàn thanh tra đã tiến hành thanh tra đối với Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thanh Vân. Ngày 20/4/2022, Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương ban hành Kết luận thanh tra số 617/KL-STP.
Tại Kết luận thanh tra, Giám đốc Sở Tư pháp ghi nhận những ưu điểm, kết quả Văn phòng công chứng công chứng Nguyễn Thị Thanh Vân đã đạt được, cụ thể: Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thanh Vân cơ bản chấp hành tốt quy định của Luật Công chứng năm 2014, các văn bản pháp luật có liên quan đến hoạt động công chứng, chứng thực và các văn bản pháp luật khác, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức có liên quan.
Tuy nhiên, Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thanh Vân còn một số hạn chế, sai sót trong hoạt động công chứng, chứng thực như:
- Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thanh Vân thay đổi trụ sở không còn hoạt động tại địa chỉ trụ sở đã đăng ký trước đây mà chuyển về vị trí mới. Tuy nhiên, Văn phòng công chứng chưa thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của 11 Luật có liên quan đến quy hoạch quy định sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Công chứng.
- Đề án thành lập Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thanh Vân dự kiến nhân sự có nhân viên phụ trách văn thư - lưu trữ. Tuy nhiên, đến thời điểm Đoàn thanh tra tiến hành thanh tra, theo báo cáo của Văn phòng công chứng thì không có nhân viên phụ trách lưu trữ, Trưởng Văn phòng công chứng có giải trình là phân công kế toán kiêm lưu trữ.
- Văn phòng công chứng tiến hành đăng báo nội dung đăng ký hoạt động không đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 26 Luật Công chứng năm 2014 (không có nội dung về số quyết định bổ nhiệm công chứng viên hành nghề tại Văn phòng, nơi đăng ký hoạt động và ngày bắt đầu hoạt động).
- Văn phòng công chứng thay đổi nội dung đăng ký hoạt động nhưng chưa thực hiện đăng báo về nội dung đăng ký hoạt động là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 2 Điều 26 Luật Công chứng năm 2014. Sau khi Đoàn thanh tra tiến hành thanh tra, Văn phòng công chúng Nguyễn Thị Thanh Vân đã thực hiện đăng báo nội dung đăng ký hoạt động.
- Văn phòng lập Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch chưa đúng theo mẫu (mẫu TP-CC-27) ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp.
- Một số trường hợp số công chứng hợp đồng, giao dịch được lấy số kèm theo chữ cái là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ Tư pháp.
- Văn phòng chưa thực hiện niêm yết nguyên tắc tính chi phí khác theo quy định của Điều 68 Luật Công chứng năm 2014. Sau khi Đoàn thanh tra tiến hành thanh tra, Văn phòng công chứng đã thực hiện niêm yết nguyên tắc tính chi phí khác tại trụ sở Văn phòng.
- Về thu phí công chứng hợp đồng, giao dịch: Văn phòng công chứng thu phí công chứng Hợp đồng đặt cọc số công chứng 2008 ngày 23/4/2021 cao hơn so với quy định tại khoản 3 Điều 4 Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính. Sau khi Đoàn thanh tra tiến hành thanh tra, Văn phòng công chứng đã liên hệ người yêu cầu công chứng và trả lại số tiền thu vượt quy định.
- Văn phòng công chứng thu thù lao công chứng hợp đồng, giao dịch thấp hơn mức thù lao đã niêm yết tại trụ sở Văn phòng là chưa thực hiện đúng theo quy định tại Điều 8 Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30/10/2012 của Bộ Tư pháp.
- Công chứng viên thực hiện sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng chưa phù hợp theo quy định tại Điều 50 Luật Công chứng năm 2014.
- Có trường hợp người yêu cầu công chứng không đọc được, không viết được. Tuy nhiên, nội dung lời chứng của Công chứng viên chưa thể hiện Công chứng viên đọc dự thảo văn bản cho người yêu cầu công chứng nghe theo quy định tại khoản 3 Điều 41 Luật Công chứng năm 2014.
- Một số hồ sơ liên quan đến việc công chứng Văn bản về thừa kế nhưng Văn phòng công chứng không lưu Thông báo niêm yết; có trường hợp công chứng văn bản thỏa thuận chia tài sản chung trong thời kỳ hôn nhân sau khi đã ly hôn nhưng không lưu Giấy chứng nhận kết hôn. Sau khi Đoàn thanh tra tiến hành thanh tra thì Văn phòng công chứng mới bổ sung Thông báo niêm yết và Giấy chứng nhận kết hôn lưu hồ sơ công chứng là chưa phù hợp theo quy định tại Điều 64 Luật Công chứng năm 2014.
- Có trường hợp vợ, chồng đã ly hôn nhưng công chứng viên lại ghi nhận việc công chứng là công chứng văn bản thỏa thuận chia tài sản chung của vợ, chồng là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 13 Điều 3 Luật Hôn nhân và Gia đình năm 2014.
- Công chứng viên công chứng ngoài trụ sở nhưng hồ sơ lưu không ghi lý do công chứng ngoài trụ sở là chưa phù hợp theo quy định pháp luật. Sau khi Đoàn thanh tra tiến hành thanh tra thì Văn phòng công chứng đã bổ sung lý do công chứng ngoài trụ sở.
- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản số công chứng 1974 ngày 22/4/2021, công chứng viên đưa tên người đã chết vào thỏa thuận phân chia di sản thừa kế. Sau khi Đoàn thanh tra tiến hành thanh tra thì Văn phòng công chứng đã thực hiện sữa lỗi kỷ thuật
- Một số hồ sơ yêu cầu chứng thực chữ ký có lưu bản sao Sổ hộ khẩu của người yêu cầu chứng thực là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 1 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ.
Giám đốc Sở Tư pháp yêu cầu Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thanh Vân: Tổ chức rút kinh nghiệm, chấn chỉnh, tiến hành các biện pháp cần thiết để khắc phục kịp thời những thiếu sót, vi phạm mà Kết luận thanh tra đã chỉ ra, và báo cáo kết quả thực hiện Kết luận thanh tra bằng văn bản về Sở Tư pháp trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được Kết luận thanh tra. Thực hiện đăng ký thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo đúng quy định. Cần tăng cường nghiên cứu quy định pháp luật có liên quan và kiểm tra kỹ hồ sơ công chứng và nội dung hợp đồng, giao dịch trước khi thực hiện, đảm bảo hồ sơ công chứng và nội dung của hợp đồng, giao dịch nhằm hạn chế tranh chấp có thể phát sinh. Thu phí công chứng theo đúng quy định tại Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động Văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên. Thu đúng, thu đủ thù lao công chứng theo Quyết định số 04/2015/QĐ-UBND ngày 26/02/2015 của UBND tỉnh về việc ban hành mức trần thù lao công chứng và thù lao dịch thuật trên địa bàn tỉnh Bình Dương đã được niêm yết. Hồ sơ công chứng phải lưu đầy đủ các giấy tờ, tài liệu có liên quan.
Đối với Thanh tra Sở, Phòng chuyên môn của Sở Tư pháp, Giám đốc Sở yêu cầu:
- Phòng Bổ trợ tư pháp tiếp tục theo dõi sát tình hình hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, kịp thời tham mưu, đề xuất các giải pháp chấn chỉnh nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản lý nhà nước đối với lĩnh vực này.
- Thanh tra Sở theo dõi việc thực hiện Kết luận thanh tra của Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thanh Vân và xử phạt các hành vi vi phạm theo quy định.
Thanh tra Sở Tư pháp