Thực hiện Quyết định số 232/QĐ-STP ngày 25/10/2024 của Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương kiểm tra về tình hình tổ chức, hoạt động hành nghề công chứng, chứng thực đối với Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thu Dung và Văn phòng công chứng Trần Thanh Vũ, từ ngày 25/12/2024 đến ngày 27/12/2024, Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra tại Văn phòng công chứng Trần Thanh Vũ. Ngày 03/4/2025, Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương ban hành Thông báo kết quả kiểm tra số 749/TB-STP.
Tại Thông báo kết quả kiểm tra, Giám đốc Sở Tư pháp ghi nhận những ưu điểm, kết quả Văn phòng công chứng công chứng Trần Thanh Vũ đã đạt được, cụ thể:
- Văn phòng công chứng Trần Thanh Vũ hoạt động đúng trụ sở đã đăng ký, cơ sở vật chất và trang thiết bị đảm bảo đáp ứng yêu cầu hoạt động công chứng, chứng thực; thực hiện đăng ký mẫu con dấu, đăng ký thuế, đăng báo nội dung thay đổi đăng ký hoạt động; thực hiện niêm yết đầy đủ theo quy định.
- Sử dụng biển hiệu đúng mẫu quy định tại Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
- Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên theo đúng quy định tại khoản 5 Điều 33 Luật Công chứng và khoản 2 Điều 22 của Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ.
- Thực hiện tốt chế độ báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Sở Tư pháp.
- Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch; Sổ công chứng bản dịch; Sổ theo dõi việc sử dụng lao động: được lập và sử dụng đúng quy định.
- Kiểm tra ngẫu nhiên một số hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch, một số trường hợp hồ sơ đầy đủ thành phần theo quy định tại Điều 40, Điều 41 Luật Công chứng, thời hạn giải quyết hồ sơ đúng quy định, hồ sơ có đánh bút lục. Kiểm tra ngẫu nhiễn trên Cơ sở dữ liệu công chứng một số hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch, Văn phòng có thực hiện chia sẻ thông tin liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng đưa vào Cơ sở dữ liệu công chứng.
- Thu phí công chứng hợp đồng, giao dịch, phí chứng thực chữ ký, phí chứng thực bản sao từ bản chính đúng quy định.
Bên cạnh kết quả đạt được, qua kiểm tra ngẫu nhiên một số hồ sơ công chứng, chứng thực, Văn phòng công chứng Trần Thanh Vũ còn một số tồn tại, thiếu sót, vi phạm như:
- Một số trường hợp thu thù lao công chứng thấp hơn mức thù lao đã niêm yết tại trụ sở Văn phòng, tuy nhiên, theo quy định tại Điều 8 của Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng (ban hành kèm theo Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30/10/2012 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp). Một số trường hợp thu phí công chứng bản dịch không đúng quy định tại Thông tư số 267/2016/TT-BTC.
- Văn bản thỏa thuận chia tài sản chung nhưng nội dung thỏa thuận của các bên lại tặng cho tài sản là không thống nhất với tên gọi của văn bản.
- 01 trường hợp tài sản chưa được cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhưng công chứng viên chứng nhận văn bản cam kết có nội dung sử dụng tài sản gắn liền trên đất chưa được cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu để đảm bảo cho nghĩa vụ thanh toán cho ngân hàng. Sau khi được kiểm tra, Văn phòng công chứng Trần Thanh Vũ đã thực hiện chứng nhận Văn bản sửa đổi, bổ sung văn bản cam kết theo đúng quy định.
- Khi thu phí công chứng, thù lao công chứng, chi phí khác, Văn phòng có ghi phiếu thu. Tuy nhiên, một số trường hợp Văn phòng ghi gộp nhiều hợp đồng, giao dịch, bản dịch vào một phiếu thu, không ghi cụ thể từng nội dung thu của từng hợp đồng, giao dịch, bản dịch.
- Sổ chứng thực bản sao từ bản chính, Sổ chứng thực chữ ký, tại mục Ngày tháng năm chứng thực, Văn phòng chỉ ghi ngày tháng năm chứng thực của một hồ sơ chứng thực đầu tiên trong ngày, các hồ sơ khác chứng thực cùng ngày thì để trống không ghi ngày tháng năm chứng thực; Mục Họ tên, chức danh người ký chứng thực ghi chưa đầy đủ nội dung (chỉ ghi tên, không ghi họ và chức danh người ký chứng thực). Sổ chứng thực chữ ký, tại mục lệ phí/phí chứng thực, một số trường hợp ghi gộp phí chứng thực của nhiều hồ sơ, không ghi phí chứng thực cụ thể từng hồ sơ.
- Kết quả kiểm tra ngẫu nhiên có 06 hồ sơ chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch vi phạm quy định tại khoản 4 Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ.
Giám đốc Sở Tư pháp yêu cầu Văn phòng công chứng Trần Thanh Vũ chấm dứt ngay các hành vi vi phạm và thực hiện đúng quy định pháp luật, không tái phạm. Chấp hành các quyết định xử phạt vi phạm hành chính theo quy định pháp luật. Tổ chức rút kinh nhiệm, tiến hành các biện pháp cần thiết để khắc phục kịp thời những hạn chế, thiếu sót, vi phạm mà Thông báo đã nêu. Thực hiện công chứng đảm bảo thủ tục công chứng theo quy định của pháp luật. Chứng thực chữ ký đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật. Thu đúng, thu đủ thù lao công chứng, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng đã được niêm yết theo quy định. Cần tăng cường nghiên cứu quy định của pháp luật về Luật Công chứng, văn bản hướng dẫn thi hành có liên quan và kiểm tra kỹ hồ sơ công chứng trước khi thực hiện, đảm bảo hồ sơ công chứng nhằm hạn chế tranh chấp có thể phát sinh.
Đối với Hội Công chứng viên tỉnh Bình Dương, Giám đốc Sở đề nghị Hội Công chứng viên tỉnh thường xuyên giám sát hội viên trong việc tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; tăng cường tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho hội viên, đặc biệt chú trọng đến các văn bản pháp luật mới có hiệu lực, quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, lưu ý các công chứng viên tránh lặp lại những sai sót đã được chỉ ra.
Giám đốc Sở yêu cầu Phòng Bổ trợ tư pháp tiếp tục tăng cường theo dõi, tham mưu kiểm tra tình hình tổ chức, hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Dương để kịp thời tham mưu, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản lý nhà nước đối với lĩnh vực này; tham mưu tổ chức rút kinh nghiệm đối với các tổ chức hành nghề công chứng.
Giám đốc Sở yêu cầu Thanh tra Sở tiếp tục tăng cường thanh tra đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Dương, phát hiện hạn chế, bất cập trong cơ chế quản lý, chính sách, pháp luật để kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải pháp nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước. Tiến hành thủ tục xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm đã được kết luận theo Thông báo này./.
Thanh tra Sở Tư pháp