Thực hiện Quyết định số 232/QĐ-STP ngày 25/10/2024 của Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương kiểm tra về tình hình tổ chức, hoạt động hành nghề công chứng, chứng thực đối với Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thu Dung và Văn phòng công chứng Trần Thanh Vũ, từ ngày 26/12/2024 đến ngày 27/12/2024, Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra tại Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thu Dung. Ngày 03/4/2025, Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương ban hành Thông báo kết quả kiểm tra số 748/TB-STP.
Tại Thông báo kết quả kiểm tra, Giám đốc Sở Tư pháp ghi nhận những ưu điểm, kết quả Văn phòng công chứng công chứng Nguyễn Thị Thu Dung đã đạt được, cụ thể:
- Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thu Dung hoạt động đúng trụ sở đã đăng ký, cơ sở vật chất và trang thiết bị đảm bảo đáp ứng yêu cầu hoạt động công chứng, chứng thực; thực hiện đăng ký mẫu con dấu, đăng ký thuế, đăng báo nội dung đăng ký hoạt động theo quy định; thực hiện niêm yết đầy đủ theo quy định.
- Sử dụng biển hiệu đúng mẫu quy định tại Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
- Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên theo đúng quy định tại khoản 5 Điều 33 Luật Công chứng và khoản 2 Điều 22 của Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ.
- Thực hiện tốt chế độ báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Sở Tư pháp.
- Kiểm tra ngẫu nhiên một số hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch, một số trường hợp hồ sơ đầy đủ thành phần theo quy định tại Điều 40, Điều 41 Luật Công chứng, thời hạn giải quyết hồ sơ đúng quy định, hồ sơ có đánh bút lục. Kiểm tra ngẫu nhiễn trên Cơ sở dữ liệu công chứng một số hồ sơ công chứng hợp đồng, giao dịch, Văn phòng có thực hiện chia sẻ thông tin liên quan đến hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức mình thực hiện công chứng đưa vào Cơ sở dữ liệu công chứng.
- Thu phí công chứng hợp đồng, giao dịch, phí chứng thực chữ ký, phí chứng thực bản sao từ bản chính đúng theo quy định.
- Kiểm tra ngẫu nhiên một số hồ sơ chứng thực chữ kỹ, Đoàn kiểm tra chưa phát hiện sai sót.
Bên cạnh kết quả đạt được, qua kiểm tra ngẫu nhiên một số hồ sơ công chứng, chứng thực, Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thu Dung còn một số tồn tại, thiếu sót, vi phạm như:
- Chữ ký của công chứng viên Nguyễn Thị Thu Dung trong một số hợp đồng, giao dịch không trùng khớp với mẫu chữ ký mà Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thu Dung đã thông báo đến Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương tại Thông báo số 58/TB-VPCC ngày 01/4/2022 do công chứng viên thay đổi chữ ký. Tuy nhiên, Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thu Dung chưa giới thiệu mẫu chữ ký của công chứng viên Nguyễn Thị Thu Dung là chưa phù hợp theo quy định tại Điều 7 Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 của Bộ Ngoại giao.
- Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch, Văn phòng không ghi thông tin tại mục Thù lao công chứng, chi phí khác đối với các trường hợp không thu thù lao, chi phí khác là chưa phù hợp theo Hướng dẫn sử dụng Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch được ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 03/2024/TT-BTP ngày 15/5/2024).
- Có 02 trường hợp lời chứng của công chứng viên trong văn bản công chứng chưa đầy đủ nội dung theo hướng dẫn ghi lời chứng ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 03/2024/TT-BTP ngày 15/5/2024 (Lời chứng của công chứng viên thể hiện người yêu cầu công chứng mời người làm chứng nhưng không ghi lý do mời người làm chứng).
- Sổ chứng thực bản sao từ bản chính: một số trang của Sổ, tại mục lệ phí/phí chứng thực ghi phí chứng thực và tiền photocopy; trang bìa Sổ ghi Quyển số: 04/2024-SCT/BC là chưa đúng theo hướng dẫn mẫu sổ được ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ.
- Sổ chứng thực chữ ký: trang bìa Sổ ghi Quyển số 04/2024-SCT/CK,ĐC là chưa đúng theo hướng dẫn mẫu sổ được ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ.
- Khi thu phí chứng thực, Văn phòng có xuất hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, Văn phòng xuất hóa đơn gộp các khoản thu phí chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký Văn phòng thu được trong một ngày mà không ghi cho từng trường hợp cụ thể.
Giám đốc Sở Tư pháp yêu cầu Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Thu Dung, công chứng viên chấm dứt ngay các hành vi vi phạm và thực hiện đúng quy định pháp luật, không tái phạm. Tổ chức rút kinh nhiệm, tiến hành các biện pháp cần thiết để khắc phục kịp thời những hạn chế, thiếu sót, vi phạm mà Thông báo đã nêu. Thay đổi mẫu chữ ký của công chứng viên thì phải giới thiệu mẫu chữ ký mới theo đúng quy định của pháp luật. Công chứng ngoài trụ sở theo đúng quy định. Thực hiện công chứng đảm bảo thủ tục công chứng theo quy định của pháp luật. Cần tăng cường nghiên cứu quy định của pháp luật về Luật Công chứng và văn bản hướng dẫn thi hành có liên quan và kiểm tra kỹ hồ sơ công chứng trước khi thực hiện, đảm bảo hồ sơ công chứng nhằm hạn chế tranh chấp có thể phát sinh.
Đối với Hội Công chứng viên tỉnh Bình Dương, Giám đốc Sở đề nghị Hội Công chứng viên tỉnh thường xuyên giám sát hội viên trong việc tuân thủ quy định của pháp luật về công chứng, Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; tăng cường tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho hội viên, đặc biệt chú trọng đến các văn bản pháp luật mới có hiệu lực, quy tắc đạo đức hành nghề công chứng, lưu ý các công chứng viên tránh lặp lại những sai sót đã được chỉ ra.
Đối với Phòng Bổ trợ tư pháp, Giám đốc Sở yêu cầu Phòng Bổ trợ tư pháp tiếp tục tăng cường theo dõi, tham mưu kiểm tra tình hình tổ chức, hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Dương để kịp thời tham mưu, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản lý nhà nước đối với lĩnh vực này; tham mưu tổ chức rút kinh nghiệm đối với các tổ chức hành nghề công chứng; tham mưu văn bản kiến nghị Bộ Tư pháp hướng dẫn về lý do chính đáng đối với công chứng ngoài trụ sở.
Đối với Thanh tra Sở, Giám đốc Sở yêu cầu Thanh tra Sở tiếp tục tăng cường thanh tra đối với các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Dương, phát hiện hạn chế, bất cập trong cơ chế quản lý, chính sách, pháp luật để kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải pháp nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước./.
Thanh tra Sở Tư pháp