Thực hiện Quyết định số 58/QĐ-STP ngày 03/4/2023 của Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương về việc thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng, chứng thực đối với Văn phòng công chứng Võ Văn Nhân, Đoàn Thanh tra đã tiến hành thanh tra đối với Văn phòng công chứng Võ Văn Nhân . Ngày 05/9/2023 , Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương ban hành Kết luận thanh tra số 1652 /KL-STP.
Tại Kết luận thanh tra, Giám đốc Sở Tư pháp ghi nhận những ưu điểm, kết quả Văn phòng công chứng Võ Văn Nhân đã đạt được, Văn phòng cơ bản chấp hành quy định của Luật Công chứng năm 2014, các văn bản pháp luật có liên quan đến hoạt động công chứng, chứng thực và các văn bản pháp luật khác, góp phần phục vụ tốt yêu cầu công chứng, chứng thực của cá nhân, tổ chức có nhu cầu. Tuy nhiên, bên cạnh đó Văn phòng công chứng Võ Văn Nhân còn một số hạn chế, sai sót trong hoạt động công chứng, chứng thực như:
1. Đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng
Cho đến thời kỳ thanh tra, Văn phòng vẫn chưa thực hiện đăng báo về việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động theo quy định tại khoản 2 Điều 26 Luật Công chứng năm 2014.
2. Về công chứng hợp đồng, giao dịch
a) Về thu phí, thù lao công chứng hợp đồng, giao dịch:
- Có trường hợp thu phí công chứng cao hơn mức quy định tại Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính. Mặt khác, có trường hợp thu phí công chứng thấp hơn mức quy định tại Thông tư số 257/2016/TT-BTC.
- Thu thù lao công chứng hợp đồng, giao dịch cao hơn mức trần quy định tại Quyết định số 04/2015/QĐ-UBND ngày 26/02/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương.
b) Về thành phần hồ sơ
Một số hồ sơ công chứng, phiếu yêu cầu công chứng không đầy đủ nội dung theo quy định và thành phần hồ sơ không đảm bảo về thủ tục theo quy định tại Điều 40 và 41 Luật Công chứng năm 2014.
c) Về nội dung hợp đồng, giao dịch
- Văn bản cử người đại diện số 3433 ngày 02/8/2022 mẹ là người đại diện cho con chưa thành niên nhưng ký văn bản thỏa thuận cử đại diện với các con chưa thành niên là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 3 Điều 141 Bộ luật Dân sự năm 2015.
- Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất số công chứng 4898 ngày 02/12/2022, quyền sử dụng đất là tài sản chung của vợ chồng. Nội dung hợp đồng ghi nhận chồng tặng cho một phần quyền sử dụng đất cho vợ để quyền sử dụng đất đó là tài sản riêng của vợ là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 1 Điều 210 và khoản 1 Điều 213 Bộ luật Dân sự năm 2015.
- Văn bản thỏa thuận cử người đại diện số công chứng 761 ngày 04/3/2022. Tuy nhiên nội dung văn bản thể hiện là ủy quyền. Do vậy, tên gọi và nội dung của Văn bản chưa có sự thống nhất và đảm bảo phù hợp theo quy định pháp luật dân sự, pháp luật đất đai.
- Hợp đồng ủy quyền số công chứng 768 ngày 04/3/2022 có nội dung ủy quyền lại chưa phù hợp theo quy định tại Điều 564 Bộ luật Dân sự năm 2015.
- Hợp đồng ủy quyền số công chứng 4655 ngày 10/11/2022 ghi nhận việc ủy quyền lại vượt quá thời hạn ủy quyền ban đầu là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 2 Điều 564 Bộ luật Dân sự năm 2015.
- Văn bản thỏa thuận về quyền sử dụng đất cấp cho hộ số công chứng 2010 ngày 09/5/2022. Quyền sử dụng đất được cấp trong thời kỳ hôn nhân giữa bà Nhợ và ông Sơn. Tuy nhiên, sau khi ông Sơn chết, những người thừa kế của ông Sơn chưa thực hiện thủ tục khai nhận/thỏa thuận phân chia di sản mà đã tiến hành thỏa thuận phân chia quyền sử dụng đất là chưa phù hợp theo quy định của pháp luật về dân sự, hôn nhân và gia đình, đất đai.
- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế và thỏa thuận về quyền sử dụng đất số công chứng 45 ngày 05/01/2022 có nội dung mẹ đại diện theo pháp luật cho con chưa thành niên nhưng thỏa thuận tặng cho phần di sản thừa kế mà con được hưởng cho người khác là chưa phù hợp theo quy định khoản 1 Điều 134 Bộ luật Dân sự năm 2015. Tương tự: Văn bản thỏa thuận về quyền sử dụng đất số công chứng 689 ngày 28/02/2022.
d) Công chứng văn bản khai nhận di sản, văn bản thỏa thuận phân chia di sản
- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế số công chứng 3439 ngày 02/8/2022, hồ sơ công chứng không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất của người chết để lại. Sau khi thanh tra, Văn phòng đã bổ sung giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất của người chết để lại.
- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế quyền sử dụng đất số công chứng 4894 ngày 02/12/2022. Di sản là phần quyền sử dụng đất do người chồng chết để lại trong khối tài sản chung với người vợ. Tuy nhiên, văn bản có nội dung người vợ đồng ý nhập phần quyền sử dụng đất chung vợ chồng trong thời kỳ hôn nhân vào khối di sản thừa kế để chia cho những người thừa kế là chưa phù hợp theo Điều 66 Luật Hôn nhân và Gia đình. Sau khi thanh tra, Văn phòng khắc phục sai sót bằng việc mời các bên ký lại Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế quyền sử dụng đất số công chứng 4894 ngày 02/12/2022 là chưa phù hợp theo quy định của Luật Công chứng.
- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế quyền sử dụng đất số công chứng 3130 ngày 14/7/2022 hồ sơ không có giấy tờ chứng minh bà Nguyệt là người thuộc hàng thừa kế thứ nhất theo pháp luật của người để lại di sản. Sau khi thanh tra, Văn phòng đã bổ sung giấy tờ chứng minh mối quan hệ.
- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế và chia quyền sử dụng đất chung hộ gia đình số công chứng 2643 ngày 11/6/2022, hồ sơ không lưu giấy tờ chứng minh mối quan hệ của những người thuộc hàng thừa kế thứ nhất theo pháp luật. Văn phòng chưa thực hiện niêm yết việc thụ lý văn bản công chứng Văn bản thỏa thuận phân chia di sản tại Ủy ban nhân dân nơi có di sản. Thông báo niêm yết số 0236/TBNY-VPCC ngày 19/4/2022 của Văn phòng công chứng không có nội dung về người để lại di sản (ông Phùng). Sau khi thanh tra, Văn phòng đã bổ sung giấy tờ chứng minh mối quan hệ của những người thuộc hàng thừa kế thứ nhất theo pháp luật, các văn bản liên quan đến việc niêm yết tại Ủy ban nhân dân xã Minh Tân vào hồ sơ công chứng.
e) Lời chứng của công chứng viên
- Văn bản thỏa thuận cử người đại diện đứng tên số công chứng 3133 ngày 14/7/2022 lời chứng ghi không chính xác về tên của giao dịch.
- Có nhiều trường hợp lời chứng của công chứng viên trong các văn bản công chứng chưa đầy đủ nội dung theo quy định, cụ thể: lời chứng của công chứng viên không thể hiện người yêu cầu công chứng ngoài trụ sở là ai và thời điểm người đó ký vào hợp đồng, giao dịch; hồ sơ có người làm chứng nhưng lời chứng của công chứng viên chưa ghi nhận.
g) Về sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng
Có trường hợp thông báo sửa lỗi kỹ thuật nhưng công chứng viên không sửa lỗi kỹ thuật trên văn bản lưu, công chứng viên sửa lỗi kỹ thuật bằng cách ghi bổ sung nội dung là chưa đúng theo quy định tại Điều 50 Luật Công chứng.
h) Về lưu trữ hồ sơ công chứng
- Nhiều hồ sơ công chứng không lưu giấy tờ thể hiện kết quả tra cứu thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trên Cơ sở dữ liệu công chứng là chưa đảm bảo theo quy định tại Điều 14 Quy chế khai thác, sử dụng và quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Dương ban hành kèm theo Quyết định số 29/2019/QĐ-UBND ngày 03/12/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương.
- Một số hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bên chuyển nhượng là Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Sài Gòn, hồ sơ công chứng không có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của Công ty TNHH Đầu tư và Phát triển Nam Sài Gòn, không có giấy tờ chứng minh Công ty đủ điều kiện chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Sau khi thanh tra, Văn phòng đã bổ sung đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định.
i) Về Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch
Văn phòng lập Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch điện tử, định kỳ 3 tháng in và đóng thành sổ, khi hết năm chưa thực hiện việc khóa sổ và thống kê tổng số việc công chứng đã thực hiện trong năm; Trưởng Văn phòng chưa xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu vào Sổ là chưa phù hơp theo quy định tại Điều 25 Thông tư số 01/2021/TT-BTP. Ngoài ra, Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch quyển số 02/2022 TP/CC-SCC (mở sổ ngày 01/4/2022, khóa sổ ngày 30/6/2022) không có các số công chứng theo số thứ tự từ số 1859 đến số 2055.
k) Về chia sẻ thông tin lên Cơ sở dữ liệu công chứng
Một số trường hợp, Văn phòng công chứng Võ Văn Nhân cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng chưa đảm bảo tính kịp thời, có trường hợp đến thời điểm thanh tra chưa cập nhật thông tin theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Quy chế khai thác, sử dụng và quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Dương ban hành kèm theo Quyết định số 29/2019/QĐ-UBND ngày 03/12/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương.
3. Về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký/điểm chỉ
a) Sổ chứng thực bản sao từ bản chính, Sổ chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ
- Văn phòng lập Sổ chứng thực bản sao từ bản chính, Sổ chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ chưa đúng mẫu theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
- Văn phòng chưa thực hiện khóa Sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực chưa xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Văn phòng công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
b) Về hồ sơ chứng thực chữ ký
- Có nhiều trường hợp chứng thực chữ ký trong Sơ yếu lý lịch không thực hiện gạch chéo những mục không ghi nội dung theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Thông tư số 01/2020/TT-BTP. Văn phòng lưu văn bản chứng thực chữ ký chưa đảm bảo theo thủ tục chứng thực chữ ký được quy định tại Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
- Có trường hợp văn bản được chứng thực không ghi ngày, tháng, năm; lời chứng của công chứng viên chưa đúng theo mẫu quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP
c) Về thu phí chứng thực
Văn phòng công chứng thu phí chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền cao hơn mức quy định.
Giám đốc Sở Tư pháp yêu cầu Văn phòng công chứng Võ Văn Nhân tổ chức rút kinh nghiệm, chấn chỉnh, tiến hành các biện pháp cần thiết để khắc phục kịp thời những thiếu sót, vi phạm mà Kết luận thanh tra đã chỉ ra, và báo cáo kết quả thực hiện Kết luận thanh tra bằng văn bản về Sở Tư pháp trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được Kết luận thanh tra. Cần tăng cường nghiên cứu quy định pháp luật có liên quan và kiểm tra kỹ hồ sơ công chứng và nội dung hợp đồng, giao dịch trước khi thực hiện, đảm bảo hồ sơ công chứng và nội dung của hợp đồng, giao dịch nhằm hạn chế tranh chấp có thể phát sinh; khi thực hiện công chứng ngoài trụ sở cần lưu ý về trình tự, thủ tục thực hiện; thu phí công chứng, thù lao công chứng đúng theo quy định; việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch và việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng theo đúng theo quy định; lưu trữ hồ sơ công chứng đảm bảo đầy đủ thành phần hồ sơ theo quy định pháp luật;…
Kiến nghị Hội Công chứng viên tỉnh Bình Dương tăng cường công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng, giám sát đối với hoạt động hành nghề công chứng theo quy định; Cục Thuế tỉnh kiểm tra, xử phạt đối với hành vi thu phí, lệ phí không đúng mức phí, lệ phí theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 109/2013/NĐ-CP ngày 24/9/2013 của Chính phủ (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 49/2016/NĐ-CP ngày 27/5/2016).
Đối với Thanh tra Sở, Phòng chuyên môn của Sở Tư pháp , Giám đốc Sở yêu cầu Phòng Bổ trợ tư pháp tiếp tục theo dõi sát tình hình hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, kịp thời tham mưu, đề xuất các giải pháp chấn chỉnh nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản lý nhà nước đối với lĩnh vực này. Thanh tra Sở theo dõi việc thực hiện Kết luận thanh tra của Văn phòng công chứng Võ Văn Nhân./.
Nội dung chi tiết xem tại file đính kèm Tải về 
KL_1652_TTR.signed.pdf