Thực hiện Quyết định số 02/QĐ-TTr ngày 18/9/2023 của Chánh Thanh tra Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương về việc thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng, chứng thực đối với Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Hợp (tên gọi cũ là Văn phòng công chứng Sở Sao), Đoàn thanh tra đã công bố quyết định thanh tra và tiến hành thanh tra tại Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Hợp (viết tắt là Văn phòng) vào ngày 27/9/2023, ngày 05/10/2023 và ngày 06/10/2023.
Ngày 22/3/2024, Chánh Thanh tra Sở Tư pháp đã ban hành Kết luận thanh tra số 03/KL-TTr. Tại Kết luận thanh tra, Chánh Thanh tra Sở ghi nhận ưu điểm Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Hợp đã đạt được, góp phần phục vụ tốt yêu cầu công chứng, chứng thực của cá nhân, tổ chức có nhu cầu.
Bên cạnh kết quả đạt được, Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Hợp có một số hạn chế, sai sót, lưu ý trong hoạt động công chứng, chứng thực như:
- Đến thời điểm Đoàn thanh tra tiến hành thanh tra, Văn phòng không có nhân viên phụ trách công nghệ thông tin theo tiêu chí về thành lập Văn phòng công chứng.
- Một số trường hợp thu thù lao công chứng cao hơn mức thù lao đã niêm yết tại trụ sở Văn phòng.
- Một số hồ sơ công chứng, thành phần hồ sơ chưa đầy đủ giấy tờ theo quy định như: Không có Phiếu yêu cầu công chứng; không có giấy tờ, tài liệu thể hiện hoa lợi, lợi tức phát sinh từ tài sản riêng không phải là nguồn sống duy nhất của gia đình; nội dung Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân chưa đầy đủ thông tin về trình trạng hôn nhân của bên tặng cho để xác định quyền sử dụng đất tặng cho là tài sản riêng. Văn phòng đã bổ sung Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có đầy đủ thông tin về trình trạng hôn nhân của bên tặng cho để xác định quyền sử dụng đất tặng cho là tài sản riêng.
- Nội dung văn bản khai nhận di sản không thể hiện hàng thừa kế thứ nhất, không thể hiện đầy đủ thông tin hàng thừa kế thứ hai của người để lại di sản; chưa có giấy tờ thể hiện công chứng viên xác minh làm rõ hàng thừa kế thứ hai (ông nội, bà nội) của người để lại di sản. Văn phòng đã bổ sung giấy tờ xác minh về ông nội, bà nội của người để lại di sản.
- Một số trường hợp công chứng ngoài trụ sở với lý do chính đáng, khách quan nhưng hồ sơ công chứng không lưu giấy tờ chứng minh lý do chính đáng là gì.
- Lời chứng của công chứng viên không chính xác về chủ thể hợp đồng, giao dịch, thời gian công chứng (02 hợp đồng giao dịch nhưng ghi cùng một thời gian công chứng).
- Lưu ý có một số trường hợp lưu chung 02 văn bản công chứng vào một bộ hồ sơ công chứng; ghi thông tin chủ thể tham gia giao dịch chưa phù hợp.
- Một số hồ sơ yêu cầu chứng thực chữ ký có lưu Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, văn bản là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 1 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Một trường hợp chứng thực chữ ký trong văn bản cam kết có nội dung giao dịch là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 4 Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ. Tuy nhiên, Văn phòng đã ban hành quyết định hủy bỏ văn bản chứng thực chữ ký.
Tại Kết luận thanh tra, Chánh Thanh tra Sở có yêu cầu, kiến nghị:
1. Đối với Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Hợp:
- Niêm yết Kết luận thanh tra tại trụ sở làm việc của Văn phòng công chứng Nguyễn Văn Hợp trong thời hạn ít nhất 15 ngày.
- Tổ chức rút kinh nghiệm, chấn chỉnh, tiến hành các biện pháp cần thiết để khắc phục kịp thời những hạn chế, sai sót, lưu ý mà Kết luận thanh tra đã chỉ ra.
- Công chứng viên, nhân viên Văn phòng cần tăng cường nghiên cứu quy định pháp luật có liên quan và kiểm tra kỹ hồ sơ công chứng, chứng thực trước khi thực hiện, đảm bảo hồ sơ công chứng, chứng thực nhằm hạn chế tranh chấp có thể phát sinh.
- Hồ sơ công chứng lưu đầy đủ các giấy tờ, tài liệu có liên quan; hồ sơ chứng thực phải lưu đúng giấy tờ theo quy định.
- Thu đúng, thu đủ thù lao công chứng đã được niêm yết theo quy định.
- Công chứng văn bản khai nhận di sản theo đúng quy định pháp luật, xác minh làm rõ đầy đủ những người thừa kế theo pháp luật thuộc hàng thừa kế.
- Khi thực hiện công chứng ngoài trụ sở cần thực hiện theo đúng quy định.
- Lời chứng đảm bảo chính xác về chủ thể hợp đồng, giao dịch; thời gian công chứng.
- Chứng thực chữ ký đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật.
- Báo cáo kết quả thực hiện Kết luận thanh tra gửi về Thanh tra Sở Tư pháp trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận được Kết luận thanh tra.
2. Đối với Phòng Bổ trợ tư pháp
Kiến nghị Phòng Bổ trợ tư pháp tiếp tục tăng cường theo dõi sát tình hình hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng, kịp thời tham mưu, đề xuất các giải pháp chấn chỉnh nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác quản lý nhà nước đối với lĩnh vực này. Theo chức năng, nhiệm vụ xem xét tham mưu góp ý Luật Công chứng (sửa đổi) theo hướng quy định cụ thể về lý do chính đáng khác đối với việc công chứng ngoài trụ sở./.
Tải về 
KL TTr VPCC nguyễn văn hợp.pdf
Thanh tra Sở Tư pháp