1. Quy định cụ thể hơn khái niệm CSDLHTĐT, các thông tin cần được xác lập trong CSDLHTĐT

Khoản 4 Điều 4 Luật hộ tịch đưa ra khái niệm CSDLHTĐT là cơ sở dữ liệu ngành, được lập trên cơ sở tin học hóa công tác đăng ký hộ tịch. Cụ thể hóa khái niệm CSDLHTĐT, Nghị định đã giải thích rõ: "Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử là Cơ sở dữ liệu được lập trên cơ sở tin học hóa công tác đăng ký hộ tịch, nhằm lưu giữ thông tin hộ tịch của cá nhân được đăng ký theo quy định pháp luật, bằng thiết bị số, trong môi trường mạng, thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện từ dùng chung" (Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP).

Theo quy định của Nghị định, thông tin hộ tịch của cá nhân được xác lập trong CSDLHTĐT là các thông tin được thu thập khi cá nhân đăng ký khai sinh thông qua Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch của Bộ Tư pháp, bao gồm các thông tin hộ tịch của cá nhân như: họ, chữ đệm và tên; giới tính, ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch; số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh; họ tên, ngày, tháng, năm sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán, nơi cư trú, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân của cha, mẹ của người được đăng ký khai sinh; ngoài ra còn có các thông tin về họ tên, số định danh cá nhân, giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký khai sinh, mối quan hệ với người được khai sinh; số đăng ký, quyển số, ngày, tháng, năm đăng ký, tên cơ quan đăng ký khai sinh; họ tên, chức vụ của người ký Giấy khai sinh. Các thông tin này được thu thập nhằm bảo đảm sự đồng bộ, đầy đủ dữ liệu trong CSDLHTĐT, bảo đảm cung cấp đủ các trường dữ liệu có liên quan cho CSDLQGVDC. Trên cơ sở các thông tin hộ tịch gốc của cá nhân được xác lập khi đăng ký khai sinh, thì CSDLHTĐT sẽ tiếp tục cập nhật các thông tin hộ tịch khác của cá nhân như: kết hôn, thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, nuôi con nuôi, khai tử; ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch theo bản án, quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài;...việc tự động cập nhật thông tin vừa không tốn thời gian trong việc phải nhập lại các thông tin đã có trước đó khi cá nhân thực hiện việc đăng ký khai sinh (như họ, chữ đệm, tên, ngày tháng năm sinh, dân tộc, quốc tịch, quê quán, thông tin về cha mẹ …), vừa bảo đảm dữ liệu hộ tịch của cá nhân được cập nhật đồng bộ, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời.

2. Bảo đảm tập trung, thống nhất trong xây dựng, quản lý CSDLHTĐT

Nhằm bảo đảm tính thống nhất trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch được xây dựng, quản lý tập trung, thống nhất từ Trung ương đến địa phương theo quy định của Luật Hộ tịch, Nghị định số 87/2020/NĐ-CP đã quy định việc xây dựng CSDLHTĐT bao gồm các hoạt động: bảo đảm cơ sở hạ tầng kỹ thuật, thông tin; thiết kế, tổ chức Cơ sở dữ liệu; triển khai, nâng cấp, phát triển, mở rộng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung; thu thập, chuẩn hóa, nhập dữ liệu; lưu trữ, bảo mật, bảo đảm an toàn, an ninh thông tin cho cơ sở dữ liệu; có giải pháp bảo đảm tính toàn vẹn, chống chối bỏ của dữ liệu; đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng, tổ chức bộ máy nhân sự, vận hành, quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu; vận hành, hiệu chỉnh Cơ sở dữ liệu; Các hoạt động khác theo quy định pháp luật (Khoản 1 Điều 6).

Ngoài ra, tại Khoản 1 Điều 24 Nghị định cũng xác định: Các cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở địa phương sử dụng thống nhất Phần mềm  đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành.  

3. Quy định rõ nguồn thông tin cung cấp cho CSDLHTĐT

 Khoản 2 Điều 3 Nghị định xác định có các nguồn cung cấp thông tin cho CSDLHTĐT gồm:

- Thông tin hộ tịch của cá nhân được đăng ký thông qua Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung;

- Thông tin hộ tịch được số hóa, chuẩn hóa từ sổ hộ tịch;

- Thông tin được kết nối, chia sẻ từ CSDLQGVDC;

- Thông tin hộ tịch được chia sẻ, chuyển đổi, chuẩn hóa từ các phần mềm, cơ sở dữ liệu điện tử được thiết lập trước đây.

4. Quy định về những hành vi không được làm

Điều 5 Nghị định nêu rõ về những hành vi không được làm như: Cung cấp thông tin không đúng sự thật khi đăng ký hộ tịch trực tuyến; Truy cập trái phép vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; làm sai lệch thông tin, thay đổi, xóa, hủy dữ liệu trái pháp luật trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; khai thác, sử dụng hoặc tiết lộ thông tin từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử không đúng quy định, xâm phạm quyền về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình; Phá hoại cơ sở hạ tầng thông tin hoặc cản trở quá trình vận hành, duy trì ổn định, liên tục của Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.

5. Việc khai thác, sử dụng CSDLHTĐT

Nghị định quy định theo hướng cho phép cá nhân, cơ quan có thẩm quyền đăng ký và quản lý hộ tịch, cơ quan có chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch, cơ quan, tổ chức khác đều có quyền khai thác, sử dụng CSDLHTĐT, cụ thể:

- Cơ quan đăng ký hộ tịch (UBND cấp xã, UBND cấp huyện, Cơ quan đại diện) khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử để đăng ký hộ tịch theo thẩm quyền; cấp bản sao trích lục hộ tịch; cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; thống kê số liệu đăng ký hộ tịch và thực hiện các hoạt động quản lý nhà nước khác trong lĩnh vực hộ tịch theo quy định pháp luật.

- Cơ quan quản lý hộ tịch ở Trung ương (Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao), cơ quan quản lý hộ tịch ở địa phương (Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp) khai thác, sử dụng CSDLHTĐT thông qua các hoạt động: cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân.

- Cơ quan, tổ chức khác được cung cấp thông tin hộ tịch từ CSDLHTĐT trong trường hợp phục vụ yêu cầu quản lý nhà nước, thông qua các cơ quan quản lý hộ tịch có thẩm quyền. Các yêu cầu khai thác, sử dụng CSDLHTĐT nhằm các mục đích khác (điều tra xã hội học, cung cấp dịch vụ ...) đều không được giải quyết.

- Cá nhân khai thác CSDLHTĐT thông qua việc thực hiện thủ tục hành chính; Cá nhân có yêu cầu khai thác thông tin hộ tịch của mình trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì gửi yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch tới cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền.

6. Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử

Cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử phải có trách nhiệm:

- Tuân thủ quy định pháp luật hộ tịch và các quy định pháp luật hiện hành về sử dụng thông tin trên mạng; khai thác và sử dụng dữ liệu trong môi trường mạng; bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình.

-Tổ chức, cá nhân có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, xác nhận thông tin hộ tịch, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch phải trả phí theo quy định pháp luật.

7. Quy định về đăng ký trực tuyến; cấp bản sao trích lục hộ tịch, văn bản xác nhận thông tin hộ tịch

Việc đăng ký trực tuyến là một phương thức giúp cá nhân và cơ quan có thẩm quyền có thêm lựa chọn khi thực hiện thủ tục hành chính, bên cạnh phương thức: nộp hồ sơ trực tiếp tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền và gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính. Do trình tự, thủ tục giải quyết các yêu cầu đăng ký hộ tịch vẫn phải thực hiện theo quy định của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, nên Nghị định chỉ quy định về nguyên tắc, cách thức tiếp nhận, giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến, bảo đảm thống nhất với Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 07/4/2020 về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, theo đó, người có yêu cầu đăng ký hộ tịch trực tuyến sẽ phải truy cập vào Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh (không phụ thuộc vào nơi cư trú) để đăng ký tài khoản, xác thực người dùng theo hướng dẫn và yêu cầu của Cổng dịch vụ công. Sau khi có tài khoản, đăng nhập thành công, người có yêu cầu sẽ cung cấp thông tin vào biểu mẫu điện tử tương tác trên Cổng dịch vụ công, đính kèm bản chụp/bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu mà thủ tục đăng ký hộ tịch yêu cầu, nộp phí/lệ phí trực tuyến. Theo đó, khi nhận kết quả đối với các việc hộ tịch pháp luật quy định người có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch và nhận kết quả bao gồm: khai sinh; kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch; khai tử, thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch chỉ được nhận kết quả theo phương thức nhận kết quả là giấy tờ hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch. và người có yêu cầu đăng ký hộ tịch phải nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu là thành phần hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch.

Đối với các việc hộ tịch mà người có yêu cầu đăng ký hộ tịch không phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch và nhận kết quả, nhưng vẫn phải nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu là thành phần hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định pháp luật hộ tịch, bao gồm: xác nhận thông tin hộ tịch; ghi vào Sổ hộ tịch việc khai sinh, kết hôn, ly hôn, hủy việc kết hôn, giám hộ, nhận cha, mẹ, con, xác định cha, mẹ, con, nuôi con nuôi, thay đổi hộ tịch, khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì người có yêu cầu đăng ký hộ tịch được lựa chọn nhận kết quả theo một trong các phương thức như: Nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó; Nhận bản điện tử giấy tờ hộ tịch gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin; Nhận kết quả là giấy tờ hộ tịch thông qua hệ thống bưu chính; Nhận kết quả là giấy tờ hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nhưng phải thực hiện việc nộp, xuất trình các giấy tờ, tài liệu theo quy định trước khi nhận kết quả. Trường hợp phải nộp bản sao hoặc xuất trình giấy tờ không phải là giấy tờ tùy thân mà người yêu cầu đăng ký hộ tịch đã có bản sao điện tử giấy tờ hoặc đã có thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì không phải nộp, xuất trình.

Do điều kiện cơ sở hạ tầng thông tin ở các địa phương chưa đồng bộ, việc sử dụng phương thức đăng ký trực tuyến của người dân còn chưa cao nên phạm vi, mức độ, thời điểm triển khai phương thức đăng ký hộ tịch trực tuyến đối với do các địa phương quyết định, không bắt buộc phải triển khai tại tất cả các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khi Nghị định 87/2020/NĐ-CP có hiệu lực.