​Ngày 05/3/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư; Nghị định có hiệu lực kể từ ngày ký, thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư

​

I. MỘT SỐ NỘI DUNG MỚI, NỔI BẬT CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ 30/2020/NĐ-CP

1. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP đưa ra khái niệm về văn bản điện tử và giá trị pháp lý của văn bản điện tử

- Văn bản điện tử: là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.

- Văn bản điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng 02 điều kiện:

     + Được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật;

    + Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

     Việc khẳng định văn bản điện tử có giá trị pháp lý như văn bản giấy khi đáp ứng các điều kiện nêu trên có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc thực hiện văn thư điện tử, quản lý và điều hành qua mạng, cải cách hành chính, chủ động thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, xây dựng Chính phủ điện tử và hội nhập quốc tế.

2.  Về số lượng văn bản hành chính

Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, số lượng các loại văn bản hành chính có 29 loại gồm các văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. So với Nghị định 09/2010/NĐ-CP bổ sung thêm 01 loại văn bản đó là Phiếu báo và bớt 04 loại văn bản đó là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ.

 Việc quy định số lượng, tên loại văn bản hành chính cụ thể giúp chúng ta phân biệt được chính xác giữa văn bản hành chính với các hình thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản chuyên ngành, từ đó, xác định được phạm vi, hiệu lực của văn bản hành chính trong việc tổ chức thực hiện.

3. Về soạn thảo văn bản

Theo khoản 4 Điều 10 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP thì: "Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao".

Như vậy, Nghị định quy định cụ thể, rõ ràng về trách nhiệm của cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản nhằm nâng cao ý thức, trách nhiệm, chất lượng văn bản của công chức, viên chức được giao hoặc đề xuất soạn thảo.

4. Về ký ban hành văn bản đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng

Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: "Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng".

Đối với cơ quan khuyết cấp trưởng, quy định này nhằm thống nhất cách hiểu khi đơn vị khuyết cấp trưởng, cấp phó được giao phụ trách, điều hành ký ban hành văn bản. Quy định này đã giải quyết được thực trạng, trong thực tế nhiều cơ quan tổ chức cấp phó được giao phụ trách, điều hành ghi chức danh (phó phụ trách, điều hành; phụ trách ….) không có trong hệ thống chức danh của nhà nước quy định, dẫn đến sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

5. Về vấn đề ký thừa ủy quyền

Khoản 3 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: "Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký…"

Trước đây Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định: "Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký" dẫn đến có nhiều cách hiểu khác nhau, có cơ quan, tổ chức hiểu "người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức" là bộ phận tham mưu, đơn vị chức năng thuộc cơ quan tổ chức ban hành văn bản mà không phải các đơn vị sự nghiệp, cơ quan nghiên cứu … trực thuộc. Tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, người đứng đầu cơ quan, tổ chức ban hành văn bản có thể ủy quyền cho tất cả người đứng đầu các đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình được ký thừa ủy quyền.

6. Về ký ban hành văn

Theo Khoản 6 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, "Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai" (Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định "Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai")

II. NHỮNG THAY ĐỔI VỀ THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ 30/2020/NĐ-CP SO VỚI THÔNG TƯ 01/20111/TT-BNV NGÀY 19/01/2011 CỦA BỘ NỘI VỤ HƯỚNG DẪN THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH