Kính gửi: Phòng Tư pháp các huyện, thị xã, thành phố

           Thời gian qua, Sở Tư pháp tỉnh đã nhận được một số phản ánh vướng mắc trong công tác đăng ký hộ tịch tại địa phương. Trên cơ sở quy định pháp luật hiện hành về hộ tịch, văn bản của Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp hướng dẫn cụ thể như sau:

1. Về thời hạn giải quyết thủ tục hành chính

Khoản 4 Điều 3 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định: Đối với việc đăng ký hộ tịch phải tiến hành xác minh thì thời gian gửi văn bản yêu cầu và thời gian trả lời kết quả không tính vào thời hạn giải quyết việc hộ tịch. Do đó, đối với những loại việc mà Luật hộ tịch, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Thông tư số 15/2015/TT-BTP không quy định cụ thể thời gian giải quyết đối với từng bước trong mỗi thủ tục (trong đó không bao gồm thời gian chuyển hồ sơ từ cơ quan yêu cầu đến cơ quan được yêu cầu xác minh và ngược lại) thì các Phòng Tư pháp có thể căn cứ vào thời gian gửi thư của đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính để dự kiến thời gian gửi và nhận kết quả xác minh (qua bưu điện); sau đó cộng với thời gian giải quyết đối với từng bước nêu trên, để ghi trong phiếu hẹn giải quyết cho người dân.

2. Việc thông báo đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú sự kiện hộ tịch đã đăng ký

Việc thông báo đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú sự kiện hộ tịch đã đăng ký (theo quy định tại Khoản 4 Điều 5 Luật hộ tịch) nhằm bảo đảm nguyên tắc mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký một lần, đảm bảo thông tin hộ tịch của cá nhân không bị ngắt quãng, cũng như để cơ quan quản lý hộ tịch nắm rõ tình trạng hộ tịch của cá nhân trong giai đoạn chuyển tiếp. Sở Tư pháp đề nghị Phòng Tư pháp hướng dẫn UBND cấp xã trên địa bàn thực hiện nghiêm túc trách nhiệm thông báo theo quy định của Luật hộ tịch; trường hợp đăng ký khai sinh không phải tại nơi thường trú của người mẹ thì cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm thông báo về Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú của người mẹ. Trường hợp nhận được thông báo về việc khai sinh, khai tử thì Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm lưu hồ sơ và theo dõi; trường hợp nhận được thông báo về việc đăng ký kết hôn thì ghi chú vào Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trường hợp nhận được trích lục việc xác định cha, mẹ, con thì ghi chú vào Sổ đăng ký khai sinh của người con…;

​3. Về việc xác minh khi giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch

Khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/NĐ-CP quy định: đối với việc đăng ký hộ tịch phải tiến hành xác minh thì thời gian gửi văn bản yêu cầu và thời gian trả lời kết quả không tính vào thời hạn giải quyết việc hộ tịch; Khoản 1 Điều 4 Thông tư 15/2015/TT-BTP quy định: Đối với việc đăng ký hộ tịch phải gửi văn bản đề nghị xác minh, nếu quá thời hạn mà không nhận được văn bản trả lời kết quả xác minh thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho phép người yêu cầu đăng ký hộ tịch lập văn bản cam đoan về nội dung cần xác minh. Người yêu cầu đăng ký hộ tịch chịu trách nhiệm về nội dung cam đoan của mình.

Để tránh tình trạng cố tình kéo dài thời gian giải quyết hồ sơ, gây ảnh hưởng đến người có yêu cầu đăng ký hộ tịch hoặc tùy tiện trong việc cho phép người có yêu cầu đăng ký hộ tịch cam đoan khi giải quyết thủ tục đăng ký hộ tịch thì cơ quan đăng ký hộ tịch ở địa phương, đặc biệt là đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch nâng cao trách nhiệm khi giải quyết thủ tục hành chính, xử lý yêu cầu xác minh, chủ động liên lạc để xác định việc nhận/không nhận được yêu cầu xác minh và trả lời kết quả xác minh. Bên cạnh đó, Phòng Tư pháp sẽ thường xuyên thực hiện việc thanh tra, kiểm tra để kịp thời phát hiện và xử lý những trường hợp vi phạm quy định pháp luật về hộ tịch khi giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch của người dân, không thực hiện nghiêm túc trách nhiệm phối hợp xác minh.

4. Công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài yêu cầu đăng ký hộ tịch tại Việt Nam

Công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài yêu cầu đăng ký hộ tịch tại Việt Nam thì do Ủy ban nhân dân cấp huyện giải quyết. Việc ghi quốc tịch trong Giấy tờ hộ tịch của công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài thực hiện theo quy định pháp luật về quốc tịch, theo đó ghi quốc tịch Việt Nam trước, quốc tịch nước ngoài sau (ví dụ: Việt Nam, Canada; Việt Nam, Hoa kỳ).

5. Thẩm quyền xác định lại giới tính

Căn cứ quy định tại Khoản 2, Điều 3 Luật Hộ tịch thì việc xác định lại giới tính không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan đăng ký hộ tịch. Theo đó, cơ quan đăng ký hộ tịch chỉ ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong đó có xác định lại giới tính.

Hiện nay, các cơ sở y tế đủ điều kiện can thiệp y tế để xác định lại giới tính là: Bệnh viện Nhi Trung ương (Quyết định số 1972/QĐ-BYT); Bệnh viện Hữu nghị Việt Đức (Quyết định số 2364/QĐ-BYT của Bộ Y tế) và Bệnh viện Nhi đồng 2 (Quyết định số 871/QĐ-SYT của Sở Y tế thành phố Hồ Chí Minh).

6. Về việc đặt tên cho công dân Việt Nam khi đăng ký khai sinhh

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch thì khi đăng ký khai sinh, họ, chữ đệm, tên của trẻ em được xác định theo thỏa thuận của cha, mẹ theo quy định của pháp luật dân sự và được thể hiện trong Tờ khai đăng ký khai sinh; trường hợp cha, mẹ không có thỏa thuận hoặc không thỏa thuận được thì xác định theo tập quán.

Bộ luật dân sự hiện hành chưa có quy định cụ thể về việc đặt tên, chữ đệm, tuy nhiên, theo quy định của Bộ luật dân sự năm 2015 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2017) thì cá nhân có quyền có họ, tên (bao gồm cả chữ đệm, nếu có); họ của cá nhân được xác định là họ của cha đẻ hoặc họ của mẹ đẻ theo thỏa thuận của cha mẹ; nếu không có thỏa thuận thì họ của con được xác định theo tập quán; trường hợp chưa xác định được cha đẻ thì họ của con được xác định theo họ của mẹ đẻ. Tên của công dân Việt Nam phải bằng tiếng Việt hoặc tiếng dân tộc khác của Việt Nam; không đặt tên bằng số, bằng một ký tự mà không phải là chữ; việc đặt tên bị hạn chế trong trường hợp xâm phạm đến quyền, lợi ích hợp pháp của người khác hoặc trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật dân sự Việt Nam (Điều 26).

Do đó, trường hơp trẻ em là con của công dân Việt Nam với người nước ngoài hoặc với công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài mà khi đăng ký khai sinh, cha mẹ lựa chọn quốc tịch Việt Nam thì cơ quan đăng ký hộ tịch vận dụng quy định nêu trên để hướng dẫn đặt tên cho con là tên Việt Nam hoặc ghép giữa tên Việt Nam và tên nước ngoài (Ví dụ: Nguyễn John Thành; Antonio Giang).

7. Trường hợp, một người có đăng ký thường trú nhưng thực tế họ đang sinh sống tại địa phương khác. Hỏi trong trường hợp này đăng ký hộ tịch tại nơi đang thực tế sinh sống được không?

- Tại Khoản 4 Điều 5 Luật Hộ tịch quy định: "Mỗi sự kiện hộ tịch chỉ được đăng ký tại một cơ quan đăng ký hộ tịch có thẩm quyền theo quy định của Luật này.

Cá nhân có thể được đăng ký hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống. Trường hợp cá nhân không đăng ký tại nơi thường trú thì Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện nơi đã đăng ký hộ tịch cho cá nhân có trách nhiệm thông báo việc đăng ký hộ tịch đến Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cá nhân đó thường trú".

- Theo quy định tại Điều 12 Luật Cư trú thì "1. nơi cư trú của công dân là chỗ ở hợp pháp mà người đó thường xuyên sinh sống. Nơi cư trú của công dân là nơi thường trú hoặc nơi tạm trú…nơi thường trú là nơi công dân sinh sống thường xuyên, ổn định, không có thời hạn tại một chỗ ở nhất định và đã đăng ký thường trú. Nơi tạm trú là nơi công dân sinh sống ngoài nơi đăng ký thường trú và đã đăng ký tạm trú.

2. Trường hợp không xác định được nơi cư trú của công dân theo quy định tại khoản 1 Điều này thì nơi cư trú của công dân là nơi người đó đang sinh sống".

Căn cứ vào các quy định trên, trường hợp cá nhân có nơi đăng ký thường trú nhưng muốn đăng ký hộ tịch tại nơi đang sinh sống thì sẽ không có cơ sở để giải quyết.

8. Giấy tờ chứng minh nơi cư trú

Khoản 1 Điều 2 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định trong giai đoạn chuyển tiếp, người đi đăng ký hộ tịch phải xuất trình giấy tờ chứng minh nơi cư trú. Giấy tờ chứng minh nơi cư trú theo Luật Cư trú và các văn bản hướng dẫn thi hành thì tùy theo từng trường hợp là khác nhau, có thể là Hộ khẩu thường trú hoặc Sổ đăng ký tạm trú hoặc giấy tờ khác do cơ quan quản lý cư trú cấp, không bắt buộc trường hợp nào cũng phải có Sổ Hộ khẩu hoặc Sổ đăng ký tạm trú.

9. Trường hợp ông bà đăng ký khai sinh cho cháu thì có bắt buộc phải có văn bản ủy quyền không?

- Theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 2 Thông tư số 15/2015/TT-BTP thì người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch, yêu cầu đăng ký các việc hộ tịch theo quy định tại Điều 3 của Luật hộ tịch được uỷ quyền cho người khác thực hiện thay, trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký lại việc kết hôn, đăng ký nhận cha, mẹ, con. Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản, được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật; phạm vi uỷ quyền có thể gồm toàn bộ công việc theo trình tự, thủ tục đăng ký hộ tịch từ khi nộp hồ sơ đến khi nhận kết quả đăng ký hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người uỷ quyền.

- Tại Khoản 1 Điều 15 Luật Hộ tịch thì trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày sinh con, cha hoặc mẹ có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho con; trường hợp cha, mẹ không thể đăng ký khai sinh cho con thì ông hoặc bà hoặc người thân thích khác hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ em có trách nhiệm đăng ký khai sinh cho trẻ em.

Căn cứ quy định trên, trong trường hợp ông hoặc bà hoặc người thân thích khác hoặc cá nhân, tổ chức đang nuôi dưỡng trẻ em thực hiện việc đăng ý khai sinh cho trẻ thì không cần văn bản ủy quyền nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ nêu trên.

10. Về đăng ký lại khai sinh, bổ sung ngày, tháng sinh trong giấy tờ hộ tịch

Việc xác định nội dung đăng ký lại khai sinh được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư số 15/2015/TT-BTP. Trường hợp đăng ký lại khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ nhưng trong hồ sơ giấy tờ đó không thể hiện được ngày, tháng sinh thì vận dụng quy định tại Khoản 4 Điều 27 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 và hướng dẫn tại Khoản 2 Điều 22 Thông tư 15/2015/TT-BTP để xác định ngày, tháng sinh khi đăng ký lại khai sinh, cụ thể như sau: Nếu không xác định được ngày sinh thì ghi ngày đầu tiên của tháng, năm sinh. Nếu không xác định được ngày, tháng sinh thì ghi ngày 01 tháng 01 của năm sinh.

Trường hợp Giấy khai sinh không có ngày, tháng sinh thì cũng áp dụng tương tự việc xác định ngày, tháng sinh theo hướng dẫn trên để giải quyết thủ tục bổ sung hộ tịch.

11. Khi đăng ký lại việc sinh, người cha đã chết thì trong mục "Nơi thường trú của người cha" trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của người con được ghi như thế nào? 

Tại Mục "Nơi cư trú" của Thông tư số 15/2015/TT-BTP không quy định về nội dung trên. Tuy nhiên, để đảm bảo tính thống nhất, trong trường hợp vào thời điểm đăng ký khai sinh (kể cả đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân và đăng ký lại) mà cha, mẹ đã chết, thì mục Nơi thường trú của cha, mẹ sẽ ghi "đã chết".

12. Về việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh, ghi nội dung thay đổi, cải chính hộ tịch

- Luật hộ tịch và các văn bản quy định chi tiết thi hành không quy định việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh, do đó, trường hợp cá nhân không còn bản chính Giấy khai sinh thì sử dụng Trích lục khai sinh (bản sao).

- Trường hợp thay đổi, cải chính hộ tịch có liên quan đến Giấy khai sinh, Giấy chứng nhận kết hôn mà không còn bản chính giấy tờ này thì cơ quan đăng ký hộ tịch ghi chú nội dung thay đổi, cải chính hộ tịch vào Sổ đăng ký khai sinh và cấp Trích lục khai sinh (bản sao) theo nội dung đã được thay đổi, cải chính.

- Trường hợp Sổ hộ tịch đã có nội dung ghi chú quá nhiều, không còn chỗ để ghi chú thông tin thay đổi, cải chính hộ tịch theo quy định tại Điều 13 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì cơ quan đăng ký hộ tịch đính bổ sung thêm trang giấy trắng vào trang Sổ hổ tịch có nội dung cần ghi chú để thực hiện việc ghi chú, đóng dấu giáp lai trang giấy bổ sung với trang Sổ hộ tịch và ghi chú nội dung thay đổi, cải chính vào trang giấy bổ sung (công chức làm công tác hộ tịch báo cáo Thủ trưởng cơ quan đang quản lý Sổ hộ tịch quyết định việc bổ sung).

14. Đối với yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc mà việc hộ tịch trước đây đã đăng ký tại Sở Tư pháp

Đối với yêu cầu đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc mà việc hộ tịch trước đây đã đăng ký tại Sở Tư pháp thì tùy từng trường hợp sẽ được xử lý như sau:

- Trường hợp người yêu cầu là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài thì Ủy ban nhân dân huyện nơi cư trú trước khi xuất cảnh của người đó thực hiện yêu cầu thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc.

- Trường hợp người yêu cầu là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của người thực hiện yêu cầu thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch;

- Trường hợp người yêu cầu là người không cư trú tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đóng trụ sở của Sở Tư pháp giải quyết yêu cầu thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch.

Sau khi thực hiện việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm thông báo bằng văn bản kèm theo bản sao trích lục hộ tịch cho Sở Tư pháp để ghi vào Sổ hộ tịch theo quy định. Đồng thời, theo quy định tại Điều 63 Luật Hộ tịch thì Sở Tư pháp cấp bản sao Trích lục hộ tịch cho những trường hợp đã đăng ký hộ tịch tại Sở Tư pháp theo Sổ hộ tịch lưu giữ tại Sở.

15. Cách xác định ngày tháng năm đăng ký kết hôn và ngày xác lập quan hệ hôn nhân

Căn cứ quy định tại Điều 13 Luật Hôn nhân và gia đình; Điều 44 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP; Điều 22 thông tư số 15/2015/TT-BTP thì cách cách xác định ngày tháng năm đăng ký kết hôn và ngày xác lập quan hệ hôn nhân được hiểu như sau:

- Đối với trường hợp kết hôn mới thì ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn là ngày, tháng, năm xác lập quan hệ vợ chồng (ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn trùng với ngày, tháng, năm xác lập quan hệ vợ chồng);

- Đối với trường hợp đăng ký lại kết hôn thì ngày xác lập quan hệ hôn nhân là ngày tháng năm đăng ký kết hôn trước đây;

- Đối với trường hợp đăng ký hôn nhân thực tế theo quy định tại khoản 2 Điều 44 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì ngày xác lập quan hệ hôn nhân    là ngày chung sống với nhau như vợ chồng;

- Đối với trường hợp thực hiện lại việc đăng ký kết hôn theo quy định tại Điều 13 của Luật hôn nhân và gia đình thì quan hệ hôn nhân được xác lập từ ngày đăng ký kết hôn trước.

Trường hợp đăng ký lại kết hôn, đăng ký hôn nhân thực tế mà không xác định được ngày đăng ký kết hôn trước đây, ngày xác lập quan hệ chung sống với nhau như vợ chồng thì ghi ngày đầu tiên của tháng, năm đăng ký kết hôn, xác lập quan hệ chung sống; trường hợp không xác định được ngày, tháng thì ghi ngày 01 tháng 01 của năm đăng ký kết hôn trước đây, năm xác lập quan hệ chung sống.

16. Về phạm vi, đối tượng ghi chú ly hôn

- Theo qui định tại khoản 2 Điều 37 Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì: "Công dân Việt Nam đã ly hôn, hủy việc kết hôn ở nước ngoài, sau đó về nước thường trú hoặc làm thủ tục đăng ký kết hôn mới tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thì phải ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy kết hôn đã được giải quyết ở nước ngoài". Đối với trường hợp người Việt Nam định cư ở nước ngoài đã có quốc tịch nước ngoài, nếu người đó chỉ sử dụng hộ chiếu, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp để làm thủ tục kết hôn, ly hôn mà không sử dụng giấy tờ tùy thân do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp thì không phải ghi chú ly hôn.

17. Về thẩm quyền ghi chú ly hôn

Theo quy định tại Điều 38 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP thì nơi cư trú được hiểu là nơi cư trú của người yêu cầu tại thời điểm ghi chú ly hôn. Trường hợp công dân Việt Nam không thường trú tại Việt Nam yêu cầu ghi chú ly hôn mà việc kết hôn trước đây được thực hiện tại Sở Tư pháp hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú trước khi xuất cảnh của công dân Việt Nam thực hiện ghi chú kết hôn; trường hợp không xác định được nơi cư trú trước khi xuất cảnh thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi đăng ký kết hôn mới thực hiện ghi chú ly hôn.

18. Về việc cấp Giấy báo tử theo quy định tại Điểm đ, Khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP

Khoản 2 Điều 5 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP giao Bộ Y tế có trách nhiệm hướng dẫn các cơ sở y tế thực hiện việc cấp Giấy báo tử. Tuy nhiên, đến nay, vẫn chưa có quy định về vấn đề này. Do đó, để kịp thời giải quyết đối với vấn đề phát sinh, thì Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện theo hướng: nếu người chết cư trú tại địa bàn, thì Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện đăng ký khai tử và cấp Trích lục khai tử, không cần cấp Giấy báo tử. Nếu người chết không cư trú tại địa bàn, thì Ủy ban nhân dân cấp xã cấp Giấy báo tử trong đó ghi rõ: họ, chữ đệm, tên, năm sinh của người chết; số định danh cá nhân của người chết (nếu có); nơi chết; nguyên nhân chết; giờ, ngày, tháng, năm chết (theo Dương lịch); quốc tịch của người chết.

Trên đây là một số nội dung liên quan đến nghiệp vụ hộ tịch, đề nghị Phòng Tư pháp cấp huyện triển khai và hướng dẫn cán bộ tư pháp hộ tịch cấp xã tại địa phương thực hiện thống nhất. Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị Phòng Tư pháp cấp huyện phản ánh về Sở Tư pháp để được hướng dẫn./.

Tải về CV 711 STP-HCTP.PDF