Thời gian qua, một số Sở Tư pháp chưa làm tốt việc thẩm tra hồ sơ, tiêu chuẩn, dẫn đến Bộ Tư pháp phải có văn bản đề nghị bổ sung, giải trình, xác minh thông tin, qua đó làm kéo dài thời gian xem xét, giải quyết theo quy định. Do đó, để thực hiện tốt hơn công tác tiếp nhận, thẩm tra và gửi hồ sơ trong thời gian tới, bảo đảm đúng theo quy định của pháp luật, Bộ Tư pháp đề nghị các Sở Tư pháp thực hiện chặt chẽ quy trình thẩm tra, xác minh tính hợp pháp và thống nhất các thông tin trong hồ sơ để làm căn cứ đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm công chứng viên, trong đó chú trọng một số nội dung sau đây:
1. Về việc đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên
1.1. Kiểm tra đầy đủ thành phần, thông tin có trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên theo quy định:
- Đảm bảo các thông tin về nhân thân (họ tên, ngày tháng năm sinh....) của người đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên có sự thống nhất trong tất cả các giấy tờ của hồ sơ. Trong trường hợp thông tin không thống nhất cần yêu cầu người đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên điều chỉnh, giải trình và cung cấp văn bản chứng minh cho việc điều chỉnh, giải trình đó;
- Đơn đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên thực hiện theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng;
- Giấy khám sức khỏe thực hiện theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư số 14/2013/TT-BYT ngày 06/5/2013 của Bộ trưởng Bộ Y tế hướng dẫn khám sức khỏe, trong đó có phân loại về sức khỏe và kết luận người đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên có đủ sức khỏe để hành nghề công chứng.
1.2. Thẩm tra tiêu chuẩn, điều kiện của người đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên:
- Thẩm tra kỹ để đảm bảo người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên phải đủ tiêu chuẩn theo quy định của Luật công chứng. Sở Tư pháp cần phối hợp với Sở Nội vụ, các Sở, ban, ngành ở địa phương nghiên cứu thực hiện việc quy hoạch, tạo nguồn phát triển đội ngũ công chứng viên ở địa phương, báo cáo Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, bổ nhiệm công chứng viên khi đủ tiêu chuẩn;
- Thẩm tra kỹ về quá trình công tác của người đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên đã từng được bổ nhiệm, tuyển dụng làm cán bộ, công chức, viên chức; sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân (sau đây gọi là cán bộ, công chức) để làm rõ hình thức, lý do kỷ luật (nếu có); lý do chuyển công tác, nghỉ việc hoặc nghỉ hưu trước tuổi và nhận xét, đánh giá của cơ quan, đơn vị, tổ chức về quá trình công tác của người đó.
Đối với người từng bị xử lý kỷ luật hoặc bị kết án mà không thuộc trường hợp bị từ chối bổ nhiệm công chứng viên thì Sở Tư pháp phải thẩm tra kỹ về tiêu chuẩn “tuân thủ Hiến pháp và pháp luật”, “có phẩm chất đạo đức tốt” tại Điều 8 của Luật công chứng thông qua việc xác minh lý do bị xử lý kỷ luật, kết án; quá trình phấn đấu rèn luyện của người đó; ý kiến của Hội công chứng viên (ở những nơi đã thành lập) và các cơ quan, tổ chức có liên quan, đảm bảo chỉ đề nghị Bộ Tư pháp xem xét, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên cho người có đủ tiêu chuẩn, nhằm nâng cao chất lượng của đội ngũ công chứng viên Việt Nam;
- Đối với trường hợp người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên đã hoàn thành tập sự hành nghề công chứng trước ngày 01 tháng 01 năm 2015, Sở Tư pháp cần kiểm tra, rà soát kỹ việc tập sự đó trước khi đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, bổ nhiệm.
Đối với những trường hợp đã từng là cán bộ, công chức, viên chức mà phải tập sự hành nghề công chứng thì cần kiểm tra trong thời gian tập sự, người đó có phải là cán bộ, công chức hay không (trừ trường hợp là viên chức của Phòng công chứng), đảm bảo việc tập sự đúng theo quy định của Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng;
- Về thời gian công tác pháp luật: Sở Tư pháp cần phải có biện pháp để kiểm soát các giấy tờ do các cơ quan, tổ chức xác nhận về thời gian công tác pháp luật trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên nhằm phát hiện, ngăn chặn và xử lý kịp thời những trường hợp xác nhận thời gian công tác pháp luật tùy tiện, không đúng dưới mọi hình thức hay với các mục đích khác nhau. Đồng thời, phải đánh giá được thế nào là làm công tác pháp luật.
1.3. Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp có văn bản đề nghị kèm theo hồ sơ gửi về Bộ Tư pháp theo đúng thời hạn quy định của Luật công chứng và có biện pháp kiểm soát, ngăn ngừa tình trạng thất lạc hồ sơ trong quá trình gửi về Bộ Tư pháp, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của người đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại công chứng viên.
2. Về việc đề nghị miễn nhiệm công chứng viên
Việc miễn nhiệm công chứng viên liên quan đến quyền lợi của công chứng viên, công tác quản lý của các cơ quan có thẩm quyền. Do vậy, Sở Tư pháp cần làm kỹ, chặt chẽ các quy trình trước khi đề nghị Bộ Tư pháp xem xét, quyết định.
2.1. Đối với hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên
- Trường hợp công chứng viên đã hành nghề tại Văn phòng công chứng mà có nguyện vọng được miễn nhiệm công chứng viên thì hồ sơ đề nghị miễn nhiệm phải có xác nhận của Văn phòng công chứng đó về việc người đề nghị miễn nhiệm công chứng viên đã hoàn thành nghĩa vụ đối với Văn phòng công chứng (xác nhận theo hướng dẫn tại Mẫu TP-CC-04 ban hành kèm theo Thông tư số 06/2015/TT-BTP hoặc xác nhận bằng văn bản riêng kèm theo);
- Đối với công chứng viên thuộc trường hợp bị miễn nhiệm công chứng viên quy định tại khoản 2 Điều 15 của Luật công chứng, Sở Tư pháp cần phải gửi đầy đủ tài liệu làm căn cứ cho việc đề nghị miễn nhiệm kèm theo văn bản đề nghị miễn nhiệm công chứng viên của Sở Tư pháp.
2.2. Rà soát, làm thủ tục đề nghị miễn nhiệm công chứng viên
- Sở Tư pháp cần thường xuyên rà soát việc hành nghề của các công chứng viên trong phạm vi địa phương, kịp thời đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, miễn nhiệm công chứng viên đối với các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 15 của Luật công chứng. Trong văn bản đề nghị miễn nhiệm công chứng viên, Sở Tư pháp cần phải nêu rõ căn cứ, lý do đề nghị miễn nhiệm;
- Đối với công chứng viên của Phòng công chứng được điều động, luân chuyển làm công việc khác, Sở Tư pháp cần kịp thời làm thủ tục đề nghị miễn nhiệm công chứng viên nhằm thực hiện đúng quy định của Luật công chứng và bảo đảm quyền lợi của người được điều động, luân chuyển.
(Xin gửi kèm theo Công văn số 4240/BTP-BTTP về việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm công chứng viên ngày 29/11/2016 của Bộ Tư pháp)
File đính kèm
Tải về 
CV gui STP ve bo nhiem, mien nhiem CCV.pdf
Nguồn: Cổng Thông tin điện tử Bộ Tư pháp.