Theo quy định của Luật Công chứng năm 2014, người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng phải tập sự hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng. Thời gian tập sự hành nghề công chứng là 12 tháng đối với người có giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng và 06 tháng đối với người có giấy chứng nhận bồi dưỡng nghề công chứng. Đây là giai đoạn có ý nghĩa hết sức quan trọng trong quá trình để trở thành một công chứng viên. Qua quá trình tập sự hành nghề công chứng, người tập sự được tiếp cận, cọ xát với các tình huống trên thực tế, từ đó trang bị cho mình các kỹ năng cần thiết để hành nghề công chứng.

Ngày 15/4/2015, Bộ Tư pháp ban hành Thông tư số 04/2015/TT-BTP hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng. Thông tư đã cụ thể hóa quy định về tập sự hành nghề công chứng của Luật Công chứng, tạo cơ sở pháp lý rõ ràng, chặt chẽ cho công tác quản lý nhà nước đối với lĩnh vực này. Tuy nhiên, thực tiễn áp dụng Thông tư số 04/2015/TT-BTP cũng đã bộc lộ một số hạn chế, bất cập, cụ thể như sau:

1. Về mẫu Giấy đăng ký tập sự hành nghề công chứng

Tại khoản 1 Điều 2 Thông tư số 04/2015/TT-BTP quy định hồ sơ đăng ký tập sự hành nghề công chứng bao gồm giấy đăng ký tập sự hành nghề công chứng và giấy chứng nhận tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng hoặc giấy chứng nhận hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng. Mẫu giấy đăng ký tập sự hành nghề công chứng (mẫu TP-TSCC-01) không có nội dung về công chứng viên hướng dẫn tập sự và xác nhận đồng ý của tổ chức hành nghề công chứng về việc nhận tập sự như quy định trước đây tại Thông tư số 01/2014/TT-BTP, vì vậy đã gây khó khăn cho Sở Tư pháp trong việc quản lý tập sự hành nghề công chứng. Có trường hợp người đề nghị đăng ký tập sự chưa được sự đồng ý của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên nhận hướng dẫn tập sự nhưng vẫn có văn bản đề nghị Sở Tư pháp đăng ký tập sự.

Bên cạnh đó, cũng có trường hợp tổ chức hành nghề công chứng phân công công chứng viên không đủ điều kiện hướng dẫn tập sự theo quy định tại khoản 3 Điều 11 Luật Công chứng nên dẫn đến việc Sở Tư pháp phải thu hồi bãi bỏ văn bản thông báo về việc đăng ký tập sự.

2. Về từ chối đăng ký tập sự

Theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Thông tư số 04/2015/TT-BTP, người tập sự có các nghĩa vụ:

"…c) Thực hiện các công việc thuộc nội dung tập sự quy định tại Điều 7 của Thông tư này theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự".

d) Chịu trách nhiệm trước công chứng viên hướng dẫn tập sự và tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự về kết quả và tiến độ của các công việc được phân công...".

Điều 7 Thông tư số 04/2015/TT-BTP quy định nội dung tập sự hành nghề công chứng bao gồm kỹ năng hành nghề công chứng và các công việc liên quan đến công chứng sau đây:

"a) Kỹ năng tiếp nhận, phân loại yêu cầu công chứng; kỹ năng kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của các giấy tờ có trong hồ sơ yêu cầu công chứng; kỹ năng xem xét, nhận dạng chủ thể, năng lực hành vi dân sự của người tham gia ký kết hợp đồng, giao dịch;

b) Kỹ năng ứng xử với người yêu cầu công chứng, ứng xử theo Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng; kỹ năng giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; kỹ năng giải thích lý do khi từ chối yêu cầu công chứng;

c) Kỹ năng nghiên cứu và đề xuất hướng giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng;

d) Kỹ năng soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng; kỹ năng kiểm tra tính xác thực, tính hợp pháp của dự thảo hợp đồng, giao dịch do người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn; kỹ năng xác minh;

đ) Kỹ năng công chứng bản dịch; kỹ năng chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản;

e) Kỹ năng soạn thảo lời chứng;

g) Kiểm tra, sắp xếp, phân loại hồ sơ đã được công chứng, chứng thực để đưa vào lưu trữ;

h) Các kỹ năng và công việc liên quan đến công chứng khác theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự".

Theo các quy định nêu trên, để việc tập sự hành nghề công chứng đạt chất lượng tốt đòi hỏi người tập sự phải có mặt tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng và trực tiếp thực hiện các công việc liên quan đến nghiệp vụ công chứng theo sự phân công của công chứng viên hướng dẫn tập sự.

Thực tế hiện nay, một số cá nhân đăng ký tập sự hành nghề công chứng trong khi đang hành nghề luật sư, đấu giá, thừa phát lại, quản tài viên, hòa giải viên thương mại. Tuy nhiên, các cá nhân này lại không thuộc trường hợp không được đăng ký tập sự theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Thông tư số 04/2015/TT-BTP[1], do đó Sở Tư pháp không có đủ cơ sở để từ chối đăng ký tập sự.

3. Về cơ chế kiểm tra, giám sát

Khoản 4 Điều 28 Thông tư số 04/2015/TT-BTP quy định Sở Tư pháp có nhiệm vụ, quyền hạn "Kiểm tra việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên hướng dẫn tập sự và Người tập sự theo quy định của Thông tư này".

Khoản 2 Điều 29 Thông tư số 04/2015/TT-BTP quy định, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên có trách nhiệm "Giám sát tổ chức hành nghề công chứng nhận tập sự, công chứng viên hướng dẫn tập sự và Người tập sự trong quá trình tập sự..." (ở cấp tỉnh, trách nhiệm này thuộc Hội Công chứng viên).

Tuy nhiên, Thông tư số 04/2015/TT-BTP lại chưa quy định cụ thể cơ chế kiểm tra của Sở Tư pháp và cơ chế giám sát của Hội Công chứng viên đối với việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên hướng dẫn tập sự và người tập sự, dẫn đến các quy định này khó được triển khai thực hiện.

Nhằm đảm bảo việc tập sự hành nghề công chứng đạt hiệu quả và đi vào thực chất, qua đó góp phần nâng cao chất lượng đội ngũ công chứng viên, kiến nghị Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung Thông tư 04/2015/TT-BTP theo hướng:

- Sửa đổi mẫu giấy đăng ký tập sự hành nghề công chứng (mẫu TP-TSCC-01) theo hướng bổ sung nội dung về công chứng viên hướng dẫn tập sự và xác nhận đồng ý của tổ chức hành nghề công chứng về việc nhận tập sự để công tác quản lý tập sự hành nghề công chứng của Sở Tư pháp được chặt chẽ, thuận tiện hơn.

- Quy định các cá nhân là luật sư, đấu giá viên, thừa phát lại, quản tài viên, hòa giải viên thương mại khi đăng ký tập sự hành nghề công chứng thì phải tạm ngưng hành nghề luật sư, đấu giá, thừa phát lại, quản tài viên, hòa giải viên thương mại.

- Bổ sung quy định về cơ chế kiểm tra của Sở Tư pháp và cơ chế giám sát của Hội Công chứng viên đối với việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên hướng dẫn tập sự và người tập sự.

[1] Người thuộc một trong các trường hợp sau đây thì không được đăng ký tập sự:

a) Thuộc trường hợp không được bổ nhiệm công chứng viên theo quy định tại Điều 13 của Luật công chứng gồm: i) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đã bị kết tội bằng bản án đã có hiệu lực pháp luật của Tòa án về tội phạm do vô ý mà chưa được xóa án tích hoặc về tội phạm do cố ý; ii) Người đang bị áp dụng biện pháp xử lý hành chính theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính; iii) Người bị mất hoặc bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; iv) Cán bộ bị kỷ luật bằng hình thức bãi nhiệm, công chức, viên chức bị kỷ luật bằng hình thức buộc thôi việc hoặc sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân, viên chức trong đơn vị thuộc Công an nhân dân bị kỷ luật bằng hình thức tước danh hiệu quân nhân, danh hiệu Công an nhân dân hoặc đưa ra khỏi ngành; v) Người bị thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư do bị xử lý kỷ luật bằng hình thức xóa tên khỏi danh sách của Đoàn luật sư, người bị tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư mà chưa hết thời hạn 03 năm kể từ ngày quyết định thu hồi chứng chỉ hành nghề luật sư có hiệu lực hoặc kể từ ngày chấp hành xong quyết định tước quyền sử dụng chứng chỉ hành nghề luật sư.

b) Người đang là cán bộ, công chức, viên chức (trừ viên chức làm việc tại Phòng công chứng), sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân; sỹ quan, hạ sỹ quan, công nhân trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân./.