I. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC

1. Về tổ chức

- Tính đến ngày 31/12/2024, các đơn vị có chức năng chứng thực trên địa bàn tỉnh Bình Dương có 09 đơn vị cấp huyện, 91 đơn vị cấp xã làm công tác chứng thực.

- Đối với các tổ chức hành nghề công chứng (43 tổ chức), mỗi Phòng/Văn phòng công chứng đều có bố trí công chứng viên và chuyên viên phụ trách công tác chứng thực.

2. Về kết quả hoạt động

a) Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp xã

- Chứng thực bản sao từ bản chính: 873.180 bản sao (giảm khoảng 2.56% so với năm 2023).

- Chứng thực chữ ký: 249.655 trường hợp (giảm khoảng 4.37% so với năm 2023).

- Chứng thực chữ ký người dịch: 20.575 trường hợp (giảm khoảng 7.05% so với năm 2023).

- Chứng thực hợp đồng, giao dịch: 3292 trường hợp (giảm khoảng 49.19% so với năm 2023).

- Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: 323.117 trường hợp (tăng khoảng 90% so với năm 2023) .

b) Tổ chức hành nghề công chứng

- Chứng thực bản sao từ bản chính: 1.246.138 bản sao (tăng khoảng 14,32% so với năm 2023).

- Chứng thực chữ ký: 174.583 trường hợp (tăng khoảng 54.89% so với năm 2023).

II. CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI ĐỊA PHƯƠNG

1. Việc tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về chứng thực

Sở Tư pháp với vai trò là cơ quan Thường trực Hội đồng phối hợp phổ biến, giáo dục pháp luật cấp tỉnh đã tham mưu UBND tỉnh ban hành Kế hoạch số 395/KH-UBND ngày 05/02/2024 về Phổ biến, giáo dục pháp luật, hòa giải cơ sở, chuẩn tiếp cận pháp luật năm 2024, trong đó có nội dung tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực.

Tiếp tục triển khai thi hành đồng bộ, thống nhất và có hiệu quả Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, Nghị định 45/2020/NĐ-CP và các văn bản pháp luật có liên quan, Sở Tư pháp luôn quan tâm, chú trọng công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về chứng thực đến người dân, doanh nghiệp thông qua nhiều hình thức đa dạng như: thường xuyên đăng tải các văn bản quy phạm pháp luật, các tin bài liên quan đến chứng thực lên Trang thông tin điện tử của Sở, lồng ghép nội dung Ngày Pháp luật tại cơ quan, đã biên soạn và phát hành 9.000 tờ gấp pháp luật phổ biến quy định về bản chứng thực điện tử trong giải quyết hồ sơ, thủ tục; đồng thời, đã phối hợp với Đài Phát thanh và Truyền hình Bình Dương thực hiện Chương trình phát thanh trực tiếp Tư vấn pháp luật có nội dung tuyên truyền về giá trị của bản sao chứng thực điện tử đến người dân, doanh nghiệp[1].

Tại các địa phương, việc tuyên truyền, phổ biến pháp luật về chứng thực được thực hiện với nhiều mô hình, cách làm hay như: Mô hình "Chứng thực bản sao điện tử kết hợp với Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật"; phát tờ rơi, thành lập các Tổ công nghệ số cộng đồng, và phương chậm "Đi từng ngõ, gõ cửa từng nhà" nhằm giúp người dân tiếp cận pháp luật và hiểu rõ về lợi ích của chứng thực điện tử, tuyên truyền trực tiếp tại các buổi hội nghị, cuộc họp giao ban của xã, thị trấn, lồng ghép tại các buổi họp dân các khu phố, ấp và qua hệ thống loa truyền thanh cơ sở, nhóm Zalo.

Ngoài ra, tại Bộ phận một cửa của các Phòng Tư pháp và UBND cấp xã cũng thực hiện công tác tuyên truyền bằng nhiều hình thức như tuyên truyền trực tiếp cho người dân, niêm yết quy trình, thủ tục thực hiện chứng thực và chứng thực bản sao điện tử từ bản chính,… giúp người dân tiếp cận thủ tục hành chính thuận tiện, dễ dàng.

2. Việc công bố công khai TTHC và giải quyết TTHC về chứng thực

Tiếp tục công khai và giải quyết kịp thời, đúng pháp luật các thủ tục hành chính liên quan đến lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi, thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp như: chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch… Trong năm 2024, ngay sau khi Thông tư số 03/2024/TT-BTP ngày 15/5/2024 của Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung 08 Thông tư liên quan đến thủ tục hành chính trong lĩnh vực Bổ trợ tư pháp có hiệu lực, Sở Tư pháp đã kịp thời tham mưu UBND tỉnh ban hành Quyết định công bố TTHC theo đúng nội dung của Bộ Tư pháp, trong đó, tại thành phần hồ sơ thủ tục hành chính đều quy định nhiều hình thức lựa chọn nộp bản sao có chứng thực hoặc nộp bản sao kèm bản chính để đối chiếu, không lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực.

Tại UBND cấp huyện, UBND cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện niêm yết công khai các TTHC về chứng thực tại trụ sở cơ quan, tổ chức.

3. Công tác tác tham mưu ban hành các văn bản chỉ đạo – điều hành

Thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao, trong năm 2024, Sở Tư pháp đã chủ động tham mưu UBND tỉnh nhiều văn bản chỉ đạo về công tác chứng thực để triển khai thí điểm chứng thực bản sao từ bản chính trên toàn tỉnh[2],

Sở Tư pháp đã ban hành Công văn số 2106/STP-BTTP ngày 13/9/2024 về việc hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bình Dương năm 2024 để chấn chỉnh hoạt động chứng thực trên địa bàn tỉnh, Công văn số 2745/STP-BTTP ngày 31/10/2024 gửi các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh và hiệp hội các ngành nghề phổ biến về nội dung chứng thực điện tử góp phần tăng cường việc sử dụng kết quả chứng thực điện tử trong giải quyết thủ tục hành chính; tham mưu UBND tỉnh ban hành Công văn chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu cung cấp bản sao chứng thực từ bản chính khi thực hiện TTHC. Ngoài ra, Sở còn tham mưu tổ chức các cuộc họp triển khai thí điểm chứng thực điện tử trên phạm vi toàn tỉnh.

4. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đội ngũ công chức làm công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh  

Việc tổ chức tập huấn nâng cao năng lực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực luôn được UBND tỉnh, Sở Tư pháp, UBND cấp xã, UBND cấp huyện quan tâm, chú trọng, theo đó, ngày 02/8/2024, Sở Tư pháp phối hợp với Công an tỉnh xây dựng Kế hoạch Tập huấn kỹ năng nhận diện giấy tờ giả và ứng dụng Mô hình 08 của Đề án 06/CP trong hoạt động công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bình Dương cho hơn 300 cán bộ, công chứng viên thực hiện công tác chứng thực tại 09 đơn vị cấp huyện và 91 đơn vị cấp xã. Qua tập huấn đã giúp đội ngũ người làm công tác chứng thực tại UBND cấp xã, Phòng Tư pháp cấp huyện, các công chứng viên đang hành nghề tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh nắm bắt đầy đủ các quy định của pháp luật về chứng thực và kỹ năng tiếp nhận, đối chiếu, xử lý hồ sơ, góp phần nâng cao hiệu quả việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, đặc biệt là công tác chứng thực trên địa bàn tỉnh.

Để triển khai thực hiện thí điểm chứng thực điện tử trên toàn tỉnh, ngày 19/10/2024, Sở Tư pháp cùng các sở, ngành, đơn vị và địa phương đã tổ chức hướng dẫn tập huấn cho cán bộ cơ sở về công tác chứng thực điện tử, triển khai thí điểm trên trên Hệ thống Thông tin giải quyết TTHC trên toàn tỉnh từ ngày 21/10/2024. Ngoài ra, Sở Tư pháp đã chủ động tạo nhóm Zalo "CHỨNG THỰC ĐIỆN TỬ 2024" gồm đại diện đầu mối các sở, đơn vị được UBND tỉnh giao triển khai thực hiện (Sở Tư pháp, Sở Thông tin và Truyền thông) và các đơn vị thực hiện triển khai (lãnh đạo, cán bộ tư pháp thực hiện chứng thực điện tử cấp xã, cấp huyện) để công tác phối hợp được kịp thời, thông suốt, kịp thời nắm bắt, xử lý các khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai thí điểm chứng thực điện tử.

  5. Về kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực và giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến chứng thực

5.1. Công tác kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực và giải quyết khiếu nại, tố cáo của Sở Tư pháp

- Về thanh tra, kiểm tra: Trong năm 2024, Sở Tư pháp đã ban hành Kế hoạch số 2084/KH-STP ngày 10/9/2024 Kiểm tra công tác tư pháp tại UBND cấp huyện, xã năm 2024, trong đó có nội dung kiểm tra công tác chứng thực tại UBND huyện Dầu Tiếng, UBND thành phố Dĩ An, UBND xã Long Tân thuộc huyện Dầu Tiếng và UBND phường An Bình thuộc thành phố Dĩ An. Qua công tác thanh tra, kiểm tra, Sở Tư pháp đã kịp thời chấn chỉnh những vấn đề còn hạn chế tại các địa phương, đơn vị và giải đáp khó khăn, vướng mắc giúp công tác chứng thực tại địa phương ngày càng đi vào nề nếp.

Ngoài ra, Sở Tư pháp đã tiến hành 02 cuộc thanh tra và 01 cuộc kiểm tra theo Kế hoạch về hoạt động chứng thực đối với 04 tổ chức hành nghề công chứng.

- Về giải quyết khiếu nại, tố cáo: Năm 2024, Sở Tư pháp không nhận được đơn khiếu nại, tố cáo của người dân liên quan đến công tác chứng thực.

5.2. Công tác kiểm tra, thanh tra tại địa phương

Trong năm 2024, UBND cấp huyện thường xuyên tổ chức kiểm tra công tác chứng thực tại các địa bàn cấp xã thông qua nhiều hình thức khác nhau như: kiểm tra đột xuất; kiểm tra thông qua báo cáo hàng tháng, quý và năm. Nội dung kiểm tra chủ yếu về việc bố trí nhân sự, trình tự thực hiện chứng thực… Qua các buổi kiểm tra, các Đoàn Kiểm tra đã kết hợp hướng dẫn, giải đáp khó khăn, vướng mắc cho công chức Tư pháp – Hộ tịch.

III. NHỮNG KHÓ KHĂN, VƯỚNG MẮC VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ

1. Khó khăn, vướng mắc

- Về chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 15/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch: Tình trạng giả mạo giấy tờ trong hoạt động chứng thực ngày càng đa dạng, tinh vi và rất khó phát hiện. Do việc làm giả giấy tờ ngày càng nhiều, công nghệ làm giả ngày càng hiện đại, giấy tờ, tài liệu làm giả tinh vi từ dấu giáp lai, dấu nổi cho đến dấu chìm trên giấy đều giống thật nếu nhìn bằng mắt thường nên người thực hiện chứng thực khó phân biệt thật giả, khi thực hiện tiếp nhận chứng thực bản sao từ bản chính sẽ mất nhiều thời gian để kiểm tra, xác minh.

- Về chứng thực điện tử theo Nghị định 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ về thực hiện thủ tục trên môi trường điện tử:

+ Hiện tại việc chứng thực bản sao điện tử từ bản chính đang được triển khai thí điểm, thực hiện trên Hệ thống Chứng thực điện tử tỉnh. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, phần mềm còn phát sinh nhiều lỗi kỹ thuật.

+ Trong quá trình triển khai thực hiện dịch vụ công trực tuyến còn gặp một số khó khăn như: việc triển khai thực hiện dịch vụ công trực tuyến không đồng đều giữa các bộ, ngành ở trung ương, các sở, ngành, chính quyền tại địa phương; các doanh nghiệp, đơn vị ngoài nhà nước vẫn chưa xây dựng môi trường điện tử để tiếp nhận kết quả chứng thực điện tử (bản sao chứng thực điện tử). Một số lĩnh vực, ngành nghề tại một số cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp vẫn yêu cầu người dân nộp bản sao chứng thực bản giấy khi nộp hồ sơ, thủ tục hành chính – đây cũng là một trong những khó khăn lớn trong việc sử dụng bản sao chứng thực điện tử, do bản sao chứng thực điện tử chỉ có giá trị pháp lý trên môi trường điện tử.

+ Bản sao chứng thực điện tử hiện chưa được sử dụng rộng rãi, người dân, doanh nghiệp vẫn còn chưa nắm rõ về giá trị pháp lý của bản sao chứng thực điện tử. Nhu cầu chứng thực điện tử của người dân ít, nguyên nhân do chưa có nhiều cơ quan tiếp nhận kết quả chứng thực điện tử như đã nêu trên, đa số các thủ tục hành chính được thực hiện bởi công chức tư pháp nhằm nâng cao điểm của bộ chỉ số 776.

+ Kết quả của chứng thực điện tử là bản sao điện tử các giấy tờ, văn bản (về nhân thân, về quyền tài sản, các loại giấy phép, bằng cấp...) liên quan đến các cá nhân, tổ chức yêu cầu chứng thực điện tử và dùng vào mục đích cá nhân, Sở Tư pháp không sử dụng các dữ liệu cá nhân nêu trên phục vụ công tác quản lý nhà nước của ngành Tư pháp. Như vậy, đây không phải là dữ liệu chuyên ngành của Sở Tư pháp theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở. Sở Tư pháp nhận thấy không cần thiết phải xây dựng một phần mềm chứng thực điện tử như một phần mềm chuyên ngành chỉ để giải quyết một loại TTHC và phần mềm chứng thực điện tử không thỏa mãn điều kiện là phần mềm chuyên ngành của ngành tư pháp.

2. Đề xuất, kiến nghị

Để tháo gỡ khó khăn, vướng mắc nêu trên, Sở Tư pháp kiến nghị:

- Đối với Bộ Tư pháp:

+ Kiến nghị Bộ Tư pháp phối hợp các cơ quan có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung quy định pháp luật theo hướng tăng mức chế tài xử phạt đối với hành vi làm và sử dụng giấy tờ, tài liệu giả mạo.

+ Kiến nghị Bộ Tư pháp tiếp tục phối hợp với cơ quan có thẩm quyền tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung các quy định về thể chế, đảm bảo tính đồng bộ trong việc giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử - Cổng dịch vụ công của địa phương, Cổng dịch vụ công Quốc gia; sử dụng bản sao chứng thực điện tử từ bản chính theo Điều 11 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về quy trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

- Đối với UBND tỉnh: Để tiết kiệm kinh phí xây dựng, quản lý, vận hành cũng như thời gian, công sức của các cơ quan, đơn vị, địa phương, Sở Tư pháp kính đề nghị UBND tỉnh xem xét, giao đơn vị đang quản lý, vận hành Hệ thống Thông tin giải quyết TTHC tỉnh tham mưu đề xuất tích hợp thủ tục hành chính "chứng thực bản sao điện tử từ bản chính" vào hệ thống thủ tục hành chính trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh như các loại TTHC khác; ngoài ra, việc tích hợp sẽ giúp đảm bảo an toàn thông tin, đảm bảo hạ tầng, kỹ thuật, hỗ trợ trong suốt quá trình triển khai thực hiện chứng thực điện tử, đặc biệt là các nội dung liên quan đến giải pháp kỹ thuật, trang thiết bị và sử dụng cơ sở dữ liệu lưu trữ đạt chuẩn an toàn bảo mật với phương án thuê hạ tầng chuẩn Tier-3./.