Để đảm bảo cho việc triển khai thực hiện các quy định pháp luật về chứng thực được đồng bộ, thống nhất và có hiệu quả, góp phần đưa hoạt động chứng thực đi vào nề nếp theo chỉ đạo của Bộ Tư pháp tại Công văn số 842/HTQTCT-CT ngày 26/5/2016 của Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực-Bộ Tư pháp, ngày 03/8/2016, Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương đã ban hành Công văn số 914/STP-BTTP về việc hướng dẫn, quán triệt thực hiện một số quy định pháp luật về chứng thực. Theo đó, Sở Tư pháp đề nghị Ủy ban nhân dân cấp huyện triển khai, quán triệt đến Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã tại địa phương; các tổ chức hành nghề công chứng triển khai, quán triệt đến các công chứng viên, nhân viên, người lao động tại tổ chức mình nghiêm túc thực hiện các nội dung sau:
1. Về chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản
Thời gian qua, khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính, một số cơ quan thực hiện chứng thực đã chủ quan không kiểm tra kỹ bản chính làm cơ sở để chứng thực nên đã xảy ra tình trạng chứng thực cả những bản chính giả, cấp sai thẩm quyền. Vì vậy, đề nghị các cơ quan thực hiện chứng thực khi thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính cần kiểm tra, đối chiếu kỹ lưỡng. Trong trường hợp nghi ngờ về tính hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản khi chứng thực bản sao từ bản chính thì yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh theo quy định tại Khoản 5 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; nếu phát hiện bản chính được cấp sai thẩm quyền, giả mạo thì phải từ chối chứng thực và lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật.
2. Về quy định hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận phải được hợp pháp hóa lãnh sự trước khi yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại và các trường hợp được quy định tại Điều 6 Thông tư 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
Đề nghị các cơ quan thực hiện chứng thực thực hiện đúng quy định nêu trên, ngoài các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định thì không chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký người dịch đối với các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận mà các giấy tờ đó chưa được hợp pháp hóa lãnh sự.
3. Về chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản
Thực tiễn thời gian qua, một số Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản có nội dung như: cam đoan chưa kết hôn với ai (giống như giấy tuyên thệ); giấy xin xác nhận có nội dung như giấy khai sinh… Mặc dù những giấy tờ này không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nhưng nội dung của nó tương tự giấy tờ hộ tịch mà pháp luật quy định phải cấp theo mẫu như "Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân", "Giấy khai sinh"… Sở Tư pháp đề nghị các cơ quan thực hiện chứng thực không giải quyết đối với trường hợp người dân yêu cầu chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản có nội dung nêu trên và hướng dẫn người dân thực hiện theo quy định của pháp luật về hộ tịch.
Đồng thời, các cơ quan thực hiện chứng thực cần chấn chỉnh, nghiên cứu kỹ và ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định được ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 20/2015/TT-BTP.
4. Về việc chứng thực hợp đồng, giao dịch
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định:
"1. Người yêu cầu chứng thực phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; tính hợp lệ, hợp pháp của các giấy tờ quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều 36 của Nghị định này.
2. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Người thực hiện chứng thực có quyền từ chối chứng thực hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội".
Theo quy định nêu trên, cùng với việc xác nhận về năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện các bên; thời gian, địa điểm ký kết hợp đồng, giao dịch… thì người thực hiện chứng thực còn phải xem xét đến nội dung của hợp đồng, giao dịch, đặc biệt là hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất để từ chối chứng thực trong trường hợp hợp đồng, giao dịch có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội. Bên cạnh đó, với trách nhiệm là cơ quan quản lý đất đai tại địa phương, Ủy ban nhân dân cấp xã cần kiểm tra, xác minh để bảo đảm tính hợp pháp của thửa đất là đối tượng của hợp đồng, giao dịch nhằm bảo vệ tốt hơn quyền và lợi ích hợp pháp của người dân./.
Nội dung chi tiết Công văn số 914/STP-BTTP
ngày 03/8/2016 của Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương.
Tải về 
CV 914 STP-BTTP.PDF