Thực hiện Quyết định số 167/QĐ-STP ngày 09/12/2022 của Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương về việc thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực hộ tịch, chứng thực đối với Ủy ban nhân dân phường Phú Cường thuộc thành phố Thủ Dầu Một, ngày 21/12/2022 Đoàn Thanh tra đã công bố quyết định thanh tra và tiến hành thanh tra tại Ủy ban nhân dân phường Phú Cường. Ngày 06/4/2023, Giám đốc Sở Tư pháp đã ban hành Kết luận thanh tra số 612/KL-STP.
Tại Kết luận thanh tra, Giám đốc Sở ghi nhận những ưu điểm, kết quả Ủy ban nhân dân phường Phú Cường đã đạt được. Ủy ban nhân dân phường đã có nhiều cố gắng trong công tác hộ tịch, chứng thực, giải quyết kịp thời yêu cầu của cá nhân, tổ chức tại địa phương. Lãnh đạo địa phương có sự quan tâm, bố trí công chức để thực hiện các công tác tư pháp theo thẩm quyền. Về cơ bản, đơn vị đã có ý thức tuân thủ quy định pháp luật về hộ tịch, chứng thực và các quy định khác của pháp luật có liên quan đến hoạt động hộ tịch, chứng thực. Tuy nhiên, bên cạnh đó, Ủy ban nhân dân phường Phú Cường còn một số hạn chế, sai sót trong công tác hộ tịch, chứng thực:
1. Hoạt động hộ tịch
- Về việc ghi chép Sổ hộ tịch: Hầu hết các loại Sổ hộ tịch, mục Họ, chữ đệm, tên, chức vụ người thực hiện chưa có thông tin.
+ Sổ đăng ký khai sinh có trường hợp chưa ghi thông tin đăng ký trong Sổ; ghi thiếu thông tin về nơi cư trú của người cha, họ tên chữ đệm giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký khai sinh, họ tên chức vụ của người ký giấy khai sinh là chưa phù hợp theo quy định tại Điều 14 Luật Hộ tịch.
+ Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch có trường hợp chưa ghi thông tin của người được bổ sung hộ tịch là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 2 Điều 29 Luật Hộ tịch.
+ Sổ đăng ký kết hôn ghi không đầy đủ thông tin về vợ, chồng; có trường hợp ghi ngày xác lập quan hệ hôn nhân chưa đúng theo quy định tại khoản 4 Điều 27 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.
+ Sổ đăng ký khai tử hầu hết các trường hợp có giấy báo tử ghi rõ nguyên nhân chết, tuy nhiên, nội dung tại mục Nguyên nhân chết của các trường hợp này đều để trống là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 3 Điều 34 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.
+ Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân viết tắt cụm từ "đăng ký kết hôn" và có trường hợp tẩy xóa nội dung ghi trong Sổ là chưa đúng theo quy định tại khoản 1 Điều 29 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.
- Về hồ sơ đăng ký hộ tịch:
+ Hồ sơ đăng ký lại khai sinh: không có giấy tờ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con nhưng Ủy ban nhân dân phường chưa thực hiện xác minh các thông tin về cha, mẹ của người đăng ký lại tại cơ quan công an mà căn cứ vào bản cam đoan của người đăng ký lại khai sinh chưa có chữ ký của người đăng ký lại để cấp Giấy khai sinh theo cam đoan là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 4 Điều 9 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.
+ Hồ sơ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch: có 02 trường hợp đăng ký thay đổi hộ tịch nhưng Ủy ban nhân dân phường thực hiện thủ tục cải chính hộ tịch.
+ Hồ sơ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có lưu Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, tuy nhiên mục tình trạng hôn nhân ghi chưa đúng theo hướng dẫn tại Điều 33 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.
- Về thu lệ phí hộ tịch:
Tại buổi làm việc và báo cáo giải trình sau thanh tra, Ủy ban nhân dân phường Phú Cường chưa cung cấp cho Đoàn Thanh tra các chứng từ, tài liệu về việc thu lệ phí hộ tịch nên chưa có cơ sở để kiểm tra, đối chiếu.
2. Hoạt động chứng thực
- Việc ghi chép Sổ chứng thực:
+ Bìa sổ chưa ghi tên cơ quan thực hiện chứng thực.
+ Sổ chưa ghi chức danh của người ký chứng thực.
Sau khi được thanh tra, Ủy ban nhân dân phường đã bổ sung đầy đủ thông tin vào Sổ.
+ Số chứng thực bản sao từ bản chính: Cùng một loại giấy tờ chứng thực thành nhiều bản sao nhưng lấy nhiều số chứng thực là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 3 Điều 20 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
+ Sổ chứng thực chữ ký/Chứng thực điểm chỉ:
Một số trường hợp ghi số lượng giấy tờ văn bản đã được chứng thực chữ ký/điểm chỉ chưa thống nhất với phí chứng thực.
- Chứng thực chữ ký:
+ Hồ sơ chứng thực chữ ký lưu bản sao Chứng minh nhân dân của người yêu cầu chứng thực và một số giấy tờ khác có liên quan đến nội dung văn bản được yêu cầu chứng thực chữ ký hoặc có trường hợp hồ sơ không lưu văn bản được chứng thực chữ ký là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
+ Lời chứng chứng thực chữ ký ghi không đầy đủ nội dung, có trường hợp ghi không chính xác với các thông tin có trong hồ sơ như: ghi ngày, tháng, năm bằng số và bằng chữ ghi không thống nhất; không ghi ngày, tháng, năm thực hiện chứng thực; chỉ ghi ngày, tháng, năm bằng số mà không ghi ngày, tháng, năm bằng chữ; ghi ngày, tháng mà không ghi năm.
+ Có trường hợp chứng thực chữ ký mà ngày, tháng, năm người yêu cầu chứng thực ký vào văn bản không trùng khớp với ngày chứng thực chữ ký; văn bản được chứng thực không ghi ngày, tháng, năm.
+ Chứng thực chữ ký trong Sơ yếu lý lịch không thực hiện gạch chéo những mục không ghi nội dung là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Thông tư số 01/2020/TT-BTP.
+ Một số trường hợp chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền làm thủ tục hưởng, nhận thay chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Giấy ủy quyền có bên ủy quyền và bên được ủy quyền cùng ký tên, tuy nhiên UBND phường Phú Cường chỉ chứng thực chữ ký của 01 người (bên ủy quyền) là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 2 Điều 13 Thông tư số 01/2020/TT-BTP.
- Việc thu phí chứng thực:
Qua kiểm tra Sổ chứng thực bản sao từ bản chính có thông tin về số tiền thu, Đoàn Thanh tra thấy rằng một số trường hợp số tiền thu chưa đúng theo quy định (phí chứng thực bản sao từ bản chính chứng minh nhân dân/căn cước công dân: có trường hợp thu 2.000 đồng/bản sao trong khi theo quy định tại Thông tư 226/2016/TT-BTC thì thu 2.000 đồng/trang).
Tại buổi làm việc và báo cáo giải trình sau thanh tra, Ủy ban nhân dân phường Phú Cường chưa cung cấp đầy đủ cho Đoàn Thanh tra các chứng từ, tài liệu về việc thu phí chứng thực nên chưa có cơ sở để kiểm tra, đối chiếu.
Một số hạn chế, sai sót đã được Ủy ban nhân dân phường khắc phục theo Báo cáo giải trình số 315/BC-UBND ngày 31/12/2022.
Giám đốc Sở Tư pháp yêu cầu Ủy ban nhân dân phường Phú Cường tổ chức rút kinh nghiệm, chấn chỉnh, tiến hành các biện pháp cần thiết để khắc phục kịp thời những thiếu sót, vi phạm mà Kết luận thanh tra đã chỉ ra, và báo cáo kết quả thực hiện Kết luận thanh tra bằng văn bản về Sở Tư pháp trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được Kết luận thanh tra. Bồi dưỡng chuyên môn của cán bộ tư pháp trực tiếp làm công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật cho nhân dân về hộ tịch, chứng thực. Kịp thời phản ánh những khó khăn, vướng mắc, bất cập của pháp luật trong lĩnh vực hộ tịch, chứng thực về Phòng Tư pháp thành phố Thủ Dầu Một để được hướng dẫn, giải quyết, góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực hộ tịch, chứng thực. Ủy ban nhân dân phường Phú Cường chưa cung cấp đầy đủ cho Đoàn Thanh tra các chứng từ, tài liệu về việc thu lệ phí hộ tịch và thu phí chứng thực nên chưa có cơ sở để kiểm tra, đối chiếu. Do đó, đề nghị Ủy ban nhân dân phường Phú Cường tự kiểm tra, rà soát và chịu trách nhiệm về việc thu đúng, thu đủ theo quy định.
Đối với Ủy ban nhân dân thành phố Thủ Dầu Một, cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, trong lĩnh vực hộ tịch, chứng thực; kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm những trường hợp vi phạm thuộc thẩm quyền hoặc kiến nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý; tăng cường chỉ đạo, hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho công chức làm công tác tư pháp, hộ tịch. Ngoài ra, chú trọng kiểm tra việc thu phí, lệ phí hộ tịch và thu phí chứng thực đối với Ủy ban nhân dân phường Phú Cường đảm bảo thu đúng, thu đủ theo quy định pháp luật.
Đối với Thanh tra Sở và các Phòng chuyên môn, đơn vị thuộc Sở, Giám đốc Sở yêu cầu Phòng Hành chính tư pháp và Quản lý xử lý vi phạm hành chính, Phòng Bổ trợ tư pháp tăng cường công tác hướng dẫn nghiệp vụ trong lĩnh vực hộ tịch, chứng thực. Phòng Hành chính tư pháp và Quản lý xử lý vi phạm hành chính, Phòng Bổ trợ tư pháp phối hợp Phòng Văn bản - Tuyên truyền, Trung tâm Trợ giúp pháp lý nhà nước tiếp tục tổ chức tuyên truyền phổ biến sâu rộng các quy định pháp luật liên quan đến hoạt động hộ tịch, chứng thực để người dân hiểu rõ, thực hiện. Thanh tra Sở theo dõi việc thực hiện Kết luận thanh tra của đơn vị được thanh tra./.
Nội dung chi tiết xem tại file đính kèm Tải về 
KL_612_TTR.signed.pdf