I. QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ LẬP VI BẰNG VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ LẬP VI BẰNG
Theo quy định của pháp luật hiện hành, việc quản lý nhà nước về Thừa phát lại được thực hiện theo cơ chế: Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về Thừa phát lại, Bộ Tư pháp giúp Chính phủ quản lý nhà nước về Thừa phát lại, Ủy ban nhân dân tỉnh (thành phố trực thuộc trung ương) quản lý nhà nước về Thừa phát lại tại địa phương mình, Sở tư pháp giúp Ủy ban nhân dân quản lý nhà nước về Thừa phát lại. Trong đó, Sở Tư pháp có nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với việc kiểm tra việc lập vi bằng được quy định cụ thể tại Điều 25, 26 Nghị định 61/2009/NĐ-CP ngày 24/7/2009 của Chính phủ (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 135/2013/NĐ-CP ngày 18/10/2013 của Chính phủ).
Sở Tư pháp có trách nhiệm "phải vào sổ đăng ký vi bằng Thừa phát lại"; đồng thời có quyền từ chối lập vi bằng nếu thuộc các trường hợp phát hiện thấy việc lập vi bằng không đúng thẩm quyền, không thuộc phạm vi lập vi bằng, vi bằng không được gửi đúng thời hạn theo quy định tại Khoản 9, Điều 2 Nghị định 135/2013/NĐ-CP.
II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VI BẰNG TẠI BÌNH DƯƠNG
Trên địa bàn tỉnh Bình Dương hiện có 04 Văn phòng Thừa phát lại phân bổ trên 04 địa bàn cấp huyện, đáp ứng kịp thời nhu cầu sử dụng các dịch vụ thừa phát lại cho người dân và các cơ quan tòa án, cơ quan thi hành án dân sự. Trong các hoạt động của Thừa phát lại, lập vi bằng là hoạt động nổi bật của các Văn phòng Thừa phát lại. Tính đến thời điểm hiện tại(số liệu đến ngày 30/4/2016), các Văn phòng trên địa bàn tỉnh đã lập được 2884 vi bằng, doanh thu đạt 5.716.312.000 đồng. Với kết quả hoạt động trên, công tác quản lý nhà nước đạt được một số thuận lợi, khó khăn sau:
1. Thuận lợi
Các Thừa phát lại trên địa bàn tỉnh đều nắm vững các quy định của pháp luật về thẩm quyền, phạm vi lập vi bằng quy định tại Điều 25 Nghị định 61/2009/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 135/2013/NĐ-CP), hướng dẫn tại Công văn số 4003/BTP-TCTHADS ngày 19/9/2014 của Tổng cục Thi hành án dân sự về việc hướng dẫn một số nội dung trong hoạt động TPL và Công văn số 2104/BTP-BCĐ ngày 17/6/2015 của Ban chỉ đạo thực hiện thí điểm chế định thừa phát lại về việc triển khai thí điểm Thừa phát lại. Vì vậy hầu hết nội dung các vi bằng đều đúng pháp luật, được đăng ký tại Sở Tư pháp. Các vi bằng có sửa chữa lỗi kỹ thuật được thực hiện theo đúng quy định hướng dẫn tại Thông tư liên tịch số 09/2014/TTLT TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC- BTC ngày 28/02/2014 Hướng dẫn thực hiện thí điểm chế định Thừa phát lại theo Nghị quyết số 36/2012/QH13 ngày 23/11/2012 của Quốc hội, đảm bảo tính pháp lý của vi bằng.
Nội dung lập vi bằng ngày càng đa dạng, đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao trên thực tiễn của cá nhân, tổ chức có nhu cầu.
2. Khó khăn
- Về trình tự đăng ký vi bằng:
Tại Khoản 4, Điều 26 Nghị định 61/2009/NĐ-CP quy định: "4. Vi bằng lập thành 03 bản chính: 01 bản giao người yêu cầu; 01 bản gửi Sở Tư pháp để đăng ký trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày lập vi bằng; 01 bản lưu trữ tại văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về chế độ lưu trữ đối với văn bản công chứng".
Theo Khoản 9, Điều 2 Nghị định 135/2013/NĐ-CP quy định: Sửa đổi, bổ sung khoản 5, Điều 26 như sau: "5. Trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng Thừa phát lại. Sở Tư pháp có quyền từ chối đăng ký nếu phát hiện thấy việc lập vi bằng không đúng thẩm quyền, không thuộc phạm vi lập vi bằng theo quy định tại Điều 25 của Nghị định này; vi bằng không được gửi đúng thời hạn để đăng ký theo quy định tại khoản 4, Điều 26 của Nghị định này. Việc từ chối phải được thông báo ngay bằng văn bản cho Văn phòng Thừa phát lại và người yêu cầu lập vi bằng trong đó nêu rõ lý do từ chối đăng ký.
Vi bằng được coi là hợp lệ khi được đăng ký tại Sở Tư pháp".
Đồng thời, Tại mục 1.2 Công văn số 4003/BTP-TCTHADS ngày 19/9/2014 của Tổng cục Thi hành án dân sự hướng dẫn một số nội dung trong hoạt động TPL quy định: Sau khi nhận được vi bằng do Văn phòng Thừa phát lại gửi đến, Sở Tư pháp căn cứ vào quy định tại Điều 25, Điều 26 Nghị định 61/2009/NĐ-CP ngày 24/7/2009 của Chính phủ (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 135/2013/NĐ-CP ngày 18/10/2013 của Chính phủ) để kiểm tra về thẩm quyền, phạm vi và thời hạn gửi đăng ký vi bằng. Việc đăng ký vi bằng được coi là hoàn thành và vi bằng được coi là hợp lệ sau khi vào sổ đăng ký. Sở Tư pháp đóng dấu xác nhận "đã đăng ký" lên vi bằng được đăng ký.
Ngoài ra, pháp luật hiện hành không quy định phải hoàn thành việc đăng ký vi bằng tại Sở Tư pháp thì mới giao cho người yêu cầu. Người yêu cầu và Văn phòng Thừa phát lại có thể thỏa thuận về việc giao vi bằng cho người yêu cầu ngay sau khi lập vi bằng hoặc sau khi vi bằng đã được đăng ký tại Sở Tư pháp.
Do đó, trường hợp người yêu cầu lập vi bằng và Văn phòng Thừa phát lại thỏa thuận về việc giao vi bằng ngay cho người yêu cầu sau khi lập, dẫn đến vi bằng mà đương sự sử dụng không được đóng dấu xác nhận "đã đăng ký" của Sở Tư pháp. Cơ quan tiến hành tố tụng sẽ khó khăn trong việc xác định được vi bằng đó đã được đăng ký hợp pháp tại Sở Tư pháp theo quy định tại Khoản 9, Điều 2 Nghị định 135/2013/NĐ-CP: "…Vi bằng được coi là hợp lệ khi được đăng ký tại Sở Tư pháp".
- Về việc phân định nội dung phạm vi lập vi bằng:
Công văn số 4003/BTP-TCTHADS ngày 19/9/2014 của Tổng cục Thi hành án dân sự về việc hướng dẫn một số nội dung trong hoạt động TPL đã hướng dẫn tương đối cụ thể phạm vi, thẩm quyền lập vi bằng. Tuy nhiên, trên thực tế, việc xác định các trường hợp không thuộc phạm vi lập vi bằng còn gặp nhiều khó khăn, ranh giới phân định giữa chứng thực chữ ký, công chứng và lập vi bằng trong một số trường hợp còn mơ hồ.
Ví dụ: Thừa phát lại lập vi bằng về sự kiện ông Trần Văn N giao cho bà Phạm Thị H một phần diện tích (diện tích 45 m2). Diện tích này không đủ điều kiện để hai bên thực hiện công chứng hợp đồng chuyển nhượng/tặng cho quyền sử dụng đất theo quy định. Như vậy, vi bằng này có thuộc trường hợp lập vi bằng sự kiện, hành vi nhằm thực hiện các giao dịch trái pháp luật của người yêu cầu lập vi bằng hay không? Hoặc có trường hợp Thừa phát lại ghi nhận có sự tồn tại của văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế do các bên tự lập và ký tên.
Cùng một vấn đề nhưng tùy thuộc vào cách diễn đạt, trình bày mà vi bằng do Thừa phát lại này lập được coi là hợp pháp, vi bằng do Thừa phát lại kia lập được coi là không hợp pháp.
Ví dụ: Ngày 10/6/2016, Thừa phát lại lập vi bằng về việc "xác nhận hành vi của ông Nguyễn Văn A và bà Trần Thị B cùng ký tên và lăn tay vào bản cam kết nhà và đất ngày 09/6/2016". Nếu vi bằng ghi nhận như vậy là không hợp pháp bởi vì bản cam kết nhà và đất đã được các bên lập ngày 09/6/2016 mà tới ngày 10/6/2016 Thừa phát lại mới xác nhận hành vi các bên ký tên, lăn tay vào bản cam kết là không đúng với quy định "Vi bằng chỉ ghi nhận những sự kiện, hành vi mà Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến". Trong trường hợp này, Thừa phát lại chỉ cần căn cứ vào nội dung bản cam kết, ghi nhận lại thỏa thuận của các bên hoặc ghi nhận việc các bên trình bày trước Thừa phát lại rằng ngày 09/6/2016, các bên đã cùng ký tên và lăn tay vào bản cam kết nhà và đất.
Tại Khoản 2 Điều 27 Nghị định 61/2009/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung quy định: "Kèm theo vi bằng có thể có hình ảnh, băng hình và các tài liệu chứng minh khác". Pháp luật không bắt buộc khi đăng ký vi bằng phải có hình ảnh, băng hình và các tài liệu chứng minh khác, do đó, khi đăng ký vi bằng các Văn phòng Thừa phát lại chỉ gửi kèm theo giấy tờ tùy thân của người yêu cầu lập vi bằng, gây khó khăn cho việc đăng ký.
- Về cách thức trình bày vi bằng:
Được quy định Theo biểu mẫu số B02/VB.TPL ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 09/2014/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BTC ngày 28/2/2014, tuy nhiên các Văn phòng Thừa phát lại trình bày vi bằng còn chưa thống nhất, cách diễn đạt, trình bày chưa ngắn gọn, súc tích và dễ hiểu, dẫn đến vi bằng vừa tăng số trang vừa không khoa học, tốn diện tích lưu trữ.
- Về công tác lưu trữ:
Hiện tại vi bằng sau khi đăng ký sẽ được lưu trữ 01 bản tại Sở Tư pháp. Số lượng vi bằng ngày càng nhiều (trung bình mỗi tháng từ 130 vi bằng, tháng cao nhất gần 200 vi bằng), mỗi vi bằng thường đính kèm tài liệu, văn bản, giấy tờ nên độ dày của các vi bằng khá lớn, tuy nhiên pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể về chế độ và kinh phí lưu trữ vi bằng.
- Về biên chế:
Công chức phụ trách quản lý về thừa phát lại, trong đó có việc vừa kiểm tra tính pháp lý của vi bằng, vừa đăng ký vi bằng vào sổ đăng ký và trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ vi bằng trong khi lại vừa kiêm nhiệm các công tác tư pháp khác, vì vậy áp lực công việc rất lớn.
Việc quy định trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vi bằng, Sở Tư pháp phải vào sổ đăng ký vi bằng Thừa phát lại (Khoản 9, Điều 2 Nghị định 135/2013/NĐ-CP) dẫn đến công chức kiểm tra, đăng ký vào sổ và lưu trữ vi bằng sẽ không kịp tiến độ theo quy định.
Nguyên nhân: do biên chế ít nên không bố trí được công chức chuyên trách, đồng thời, trong thời gian tới trên địa bàn tỉnh sẽ thành lập nhiều Văn phòng Thừa phát lại tại các huyện còn lại, vì vậy, số lượng đăng ký vi bằng sẽ tăng lên so với hiện nay (thực trạng trên địa bàn tỉnh có 04 VPTPL trung bình mỗi ngày phải đăng ký từ 10 đến 15 vi bằng, thời gian tới sẽ tăng thêm 05 VPTPL và dự đoán mỗi ngày phải đăng ký từ 30 đến 35 vi bằng).
III. ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
Phạm vi lập vi bằng rất rộng, vụ việc trên thực tế rất đa dạng. Do đó, công tác quản lý nhà nước đối với việc kiểm tra lập vi bằng là một công tác phức tạp, đòi hỏi người kiểm tra cần vận dụng các quy định pháp luật trong nhiều lĩnh vực khác nhau để xác định tính hợp pháp của vi bằng.
Tuy nhiên, hiện nay về thể chế, lĩnh vực thừa phát lại chỉ được quy định trong các văn bản dưới luật, nội dung điều chỉnh chưa đầy đủ, đặc biệt là các quy định trong việc xác định nội dung lập vi bằng, có nhiều trường hợp nội dung vi bằng không phân định rõ ràng với các lĩnh vực khác như công chứng, chứng thực (như các ví dụ nêu trên).
Ngoài ra, phát luật chưa quy định các chế tài xử lý vi phạm trong trường hợp Sở Tư pháp phát hiện nội dung lập vi bằng không đúng quy định pháp luật hoặc các sai phạm của các Thừa phát lại, văn phòng Thừa phát lại trong việc lập vi bằng. Hậu quả pháp lý chỉ dừng lại ở việc vi bằng không có giá trị pháp lý, chưa có chế tài đảm bảo tính răn đe cao.
Trong thời gian tới, hy vọng các quy định pháp luật về vi bằng nói riêng và về thừa phát lại nói chung được hoàn thiện, khắc phục những bất cập trên thực tế và được ghi nhận chính thức trong văn bản quy phạm pháp luật ở tầm luật,để công tác quản lý nhà nước về thừa phát lại đạt hiệu quả trên thực tế, đưa chế định thừa phát lại đi sâu vào cuộc sống, góp phần hoàn thiện các mục tiêu, chiến lược cải cách tư pháp của Đảng và Nhà nước đề ra.