Báo cáo của các đơn vị đã tập trung làm rõ công tác triển khai thực hiện Quy chế phối hợp, những kết quả đạt được sau 01 năm thực hiện Quy chế phối hợp và những khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện, từ đó đề xuất các kiến nghị, giải pháp.

Ngành Tư pháp, Ngành Công an tích cực triển khai thực hiện Quy chế phối hợp

Đối với Ngành Tư pháp, Sở Tư pháp đã ban hành Công văn số 443/STP-BTTP ngày 10/4/2018 để triển khai thực hiện Quy chế đến Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Hội Công chứng viên tỉnh và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh. Theo đó, Sở Tư pháp đề nghị các cơ quan, đơn vị tổ chức triển khai, quán triệt nội dung Quy chế này tại cơ quan, đơn vị mình; chủ động phối hợp với cơ quan hữu quan khi phát hiện có thông tin, tài liệu hoặc vụ việc, hành vi có dấu hiệu vi phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực. Yêu cầu Hội Công chứng viên cụ thể hóa quy trình thực hiện ở cơ sở, đồng thời thường xuyên nắm bắt thông tin, tình hình vi phạm, những khó khăn, vướng mắc trong quá trình các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện Quy chế phối hợp để báo cáo, kiến nghị Sở Tư pháp. Ngoài ra, Sở Tư pháp cũng thường xuyên chỉ đạo, quán triệt việc thực hiện Quy chế trong các cuộc giao ban công chứng, giao ban công tác tư pháp định kỳ.

Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân các xã, phường, thị trấn đã quán triệt các nội dung của Quy chế đến toàn thể cán bộ công chức, người lao động tại đơn vị mình thông qua các cuộc họp giao ban, sinh hoạt "Ngày pháp luật"; phổ biến rộng rãi cho các tầng lớp nhân dân pháp luật về công chứng, chứng thực, đồng thời lồng ghép tuyên truyền về nội dung, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác phòng, chống tội phạm và vi phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực bằng nhiều hình thức phù hợp với điều kiện, đặc thù của từng địa phương. Kết quả, các địa phương đã tổ chức tuyên truyền được 201 cuộc với 9.147 lượt người tham dự; phát thanh được 526 lần với thời lượng 20 giờ 25 phút. Có 01 địa phương đã ban hành Quy chế phối hợp với cơ quan Công an tại địa phương (Phòng Tư pháp thị xã Bến Cát và Công an thị xã Bến Cát ký kết Quy chế phối hợp số 04/QCPH/CATX-PTP ngày 17/5/2018).

Hội Công chứng viên tỉnh đã thực hiện tốt vai trò, chức năng của Hội trong việc triển khai thực hiện Quy chế, như: ban hành Công văn số 10/CV-HCCV ngày 13/3/2018 về việc tăng cường công tác kiểm tra trong hoạt động công chứng, chứng thực; lập một group Zalo chung tạo môi trường cho các công chứng viên, chuyên viên chia sẻ thông tin lưu ý (giấy tờ giả, đối tượng nghi vấn...) hoặc chia sẻ những thông tin về giấy tờ, văn bản giả mạo đã được cơ quan, tổ chức khác phát hiện để mọi người nhận biết, nhận dạng, rút kinh nghiệm trong thực tiễn hoạt động công chứng, chứng thực; định kỳ hàng năm tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ công chứng viên, chuyên viên của tổ chức hành nghề công chứng, trong đó chú trọng bồi dưỡng kỹ năng phát hiện giấy tờ giả, giả mạo chủ thể.

Thực hiện chỉ đạo của Sở Tư pháp và Hội Công chứng viên, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh đã phổ biến, quán triệt đến toàn thể công chứng viên, chuyên viên, người lao động tại đơn vị mình cũng như tuyên truyền, phổ biến cho người dân đến thực hiện công chứng, chứng thực biết về nội dung Quy chế phối hợp; niêm yết số điện thoại của cơ quan công an để người dân tiện liên hệ khi phát hiện có hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực; tham dự cuộc họp giao ban công tác tư pháp tại địa bàn cấp huyện nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở để thảo luận, chia sẻ kinh nghiệm nhận biết giấy tờ giả. Các công chứng viên nâng cao tinh thần cảnh giác trong quá trình kiểm tra, đối chiếu giấy tờ, tài liệu đồng thời kiên quyết đấu tranh khi phát hiện giấy tờ, tài liệu có dấu hiệu giả mạo, chủ động phối hợp với Cơ quan công an để xử lý các giấy tờ, tài liệu có dấu hiệu giả mạo theo quy định của pháp luật.

Đối với Công an tỉnh và cơ quan Công an các đơn vị, địa phương, sau khi Quy chế được ký kết, Công an tỉnh đã tổ chức triển khai thực hiện và giao Phòng PC03 là cơ quan thường trực tham mưu thực hiện Quy chế, đồng thời chỉ đạo Công an 9 huyện, thị xã, thành phố và các Phòng nghiệp vụ: PC01, PC02, PC03, PC04, PA09 căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao để thực hiện các nội dung có liên quan trong Quy chế phối hợp.

Phòng PC03 đã tham mưu Ban Giám đốc triển khai các văn bản chỉ đạo, thống kê báo cáo và theo dõi quá trình thực hiện Quy chế. Công an các đơn vị, địa phương nghiêm túc triển khai thực hiện Quy chế, theo đó đã ban hành 14 Kế hoạch để thực hiện Quy chế và 14 báo cáo về kết quả thực hiện Quy chế. Trong quá trình triển khai thực hiện, tích cực, chủ động trao đổi thông tin với Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng về các phương thức, thủ đoạn phạm tội, các quy định mới về công chứng, chứng thực,... để chủ động trong công tác phòng, chống tội phạm.

Nhìn chung Ngành Tư pháp, Công an các cấp ở địa phương, Ủy ban nhân dân cấp xã, Hội Công chứng viên tỉnh và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh ngày càng nhận thức rõ hơn vai trò, trách nhiệm trong công tác phòng, chống tội phạm và vi phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực, vì vậy đã có sự quan tâm, tích cực triển khai thực hiện Quy chế phối hợp. Lãnh đạo Công an, Tư pháp các đơn vị, địa phương có sự chỉ đạo sâu sát, thể hiện vai trò người đứng đầu trong công tác đấu tranh phòng, chống tội phạm nói chung và trong thực hiện Quy chế phối hợp nói riêng.

Kết quả thực hiện Quy chế phối hợp

Trao đổi, cung cấp các thông tin, tài liệu liên quan đến công tác phòng, chống tội phạm và vi phạm pháp luật về công chứng, chứng thực, trong quá trình thực hiện công tác công chứng, chứng thực, khi phát hiện có thông tin, tài liệu hoặc vụ việc, hành vi có dấu hiệu vi phạm pháp luật liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực, Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, Hội Công chứng viên tỉnh và các tổ chức hành nghề công chứng đã kịp thời trao đổi, cung cấp thông tin cho cơ quan công an.

Các hoạt động phục vụ công tác phát hiện vụ việc, điều tra, xác minh, xử lý các hành vi vi phạm pháp luật về công chứng, chứng thực

Kết quả phối hợp giữa Sở Tư pháp và Công an tỉnh: từ ngày 06/4/2018 đến ngày 30/4/2019, Sở Tư pháp nhận được 06 Công văn của Cơ quan Cảnh sát điều tra Công an tỉnh Bình Dương đề nghị thẩm định tính pháp lý của 25 văn bản công chứng do 04 Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh chứng nhận. Sở Tư pháp đã yêu cầu các Văn phòng công chứng cung cấp hồ sơ, báo cáo giải trình và tiến hành thẩm định hồ sơ, tài liệu. Trên cơ sở đó có văn bản phúc đáp Cơ quan Cảnh sát điều tra Công an tỉnh. Bên cạnh đó, Sở Tư pháp cũng yêu cầu 07 Văn phòng công chứng rà soát hồ sơ lưu trữ và báo cáo về Sở Tư pháp để cung cấp hồ sơ kịp thời phục vụ cho công tác điều tra theo đề nghị của Cơ quan Cảnh sát điều tra Công an tỉnh.    

Kết quả phối hợp giữa Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan công an đơn vị, địa phương: Phòng Tư pháp và Ủy ban nhân dân các phường đã phát hiện 146 vụ việc có dấu hiệu nghi ngờ giả mạo, cơ quan thực hiện chứng thực đã từ chối chứng thực theo quy định pháp luật. Ngành Công an phát hiện 17 vụ việc.

Công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về công chứng, chứng thực, Sở Tư pháp luôn quan tâm, chú trọng công tác bồi dưỡng kỹ năng công chứng, chứng thực cho đội ngũ công chứng viên, chuyên viên công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng, đội ngũ cán bộ tư pháp cấp huyện, cấp xã, đặc biệt là kỹ năng phát hiện giấy tờ giả, giả mạo chủ thể. Vì vậy, Sở Tư pháp định hướng chỉ đạo Hội Công chứng viên tỉnh đưa chuyên đề này vào nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm.

Hàng năm, Sở Tư pháp, Hội Công chứng viên tỉnh đều tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho đội ngũ công chứng viên trên địa bàn tỉnh, trong đó có mời báo cáo viên là cán bộ Phòng Cảnh sát hình sự và Phòng Kỹ thuật hình sự, Công an tỉnh triển khai nội dung bồi dưỡng "Kỹ năng phát hiện giấy tờ giả, giả mạo chủ thể trong hoạt động công chứng và các biện pháp phòng ngừa". Đặc biệt năm 2019 Sở Tư pháp đã tổ chức lớp tập huấn nhận dạng hồ sơ, giấy tờ thật - giả cho đội ngủ cán bộ, công chứng tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính một cửa của các sở ngành cấp tỉnh, toàn bộ công chức tư pháp cấp huyện và cấp xã trên địa bàn tỉnh.

Công tác thanh tra, kiểm tra việc chấp hành pháp luật về công chứng, chứng thực: đang thực hiện theo từng ngành.

Chế độ giao ban, hội họp, theo Quy chế phối hợp, định kỳ hàng năm, Sở Tư pháp và Công an tỉnh luân phiên nhau chủ trì tổ chức giao ban để đánh giá tình hình, kết quả thực hiện Quy chế, đồng thời trao đổi, thống nhất biện pháp tăng cường phối hợp thực hiện Quy chế trong thời gian tiếp theo. Tuy nhiên, căn cứ tình hình cụ thể, việc đánh giá kết quả 01 năm thực hiện Quy chế phối hợp được thực hiện trên cơ sở tổng hợp báo cáo của các đơn vị có liên quan.

Nhìn chung, sau khi Quy chế phối hợp giữa Sở Tư pháp và Công an tỉnh được ban hành, các Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã, tổ chức hành nghề công chứng và cơ quan công an đã nghiêm túc thực hiện Quy chế phối hợp. Công tác phối hợp giữa các cơ quan thực hiện công chứng, chứng thực với cơ quan công an được kịp thời và đạt kết quả tốt trong công tác phòng, chống tội phạm và vi phạm pháp luật về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh. Số lượng vụ việc vi phạm pháp luật về công chứng, chứng thực chuyển sang cơ quan công an khá nhiều, thời gian xử lý vụ việc nhanh hơn; phạm vi, nội dung, phương pháp, lĩnh vực trao đổi ngày càng được mở rộng. Tuy nhiên, thực tiễn hoạt động công chứng, chứng thực phát hiện nhiều trường hợp sử dụng giấy tờ, tài liệu có dấu hiệu giả mạo, khi thấy cơ quan, đơn vị thực hiện công chứng, chứng thực có dấu hiệu nghi ngờ và thông báo đến cơ quan công an, các đối tượng này lập tức bỏ đi. Vì vậy, số vụ việc phát hiện trên thực tế và số vụ việc được ghi nhận, lập biên bản có sự chênh lệch khá lớn. Bên cạnh đó, số vụ bị khởi tố vụ án hình sự và bị xử phạt vi phạm hành chính ít so với số vụ bị phát hiện.

Khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện Quy chế phối hợp

Về thời gian, quy trình, kết quả phối hợp, theo quy định của Quy chế, khi phát hiện, tiếp nhận thông tin, tài liệu, vụ việc có dấu hiệu tội phạm liên quan đến lĩnh vực công chứng, chứng thực cơ quan công an phải kịp thời phân công lực lượng xác minh giải quyết theo quy định pháp luật. Thực tế, có nơi tiếp nhận, thụ lý vụ việc nhanh, ngay sau khi nhận được tin báo của tổ chức hành nghề công chứng (ví dụ như: Công an phường Phú Cường, Công an thị xã Thuận An,…). Tuy nhiên, vẫn có một số nơi cơ quan công an tiếp nhận, thụ lý vụ việc còn chậm, khi đó người dân gây áp lực cho cán bộ tư pháp, công chứng viên hoặc nếu trường hợp đó là đối tượng làm giả giấy tờ thì đối tượng đã bỏ trốn.

Về quy trình xử lý vụ việc: theo đánh giá của Sở Tư pháp và Công an tỉnh, quy trình xử lý vụ việc hiện nay tương đối tốt. Khi cơ quan tư pháp, tổ chức hành nghề công chứng phát hiện vi phạm thì liên hệ và chuyển hồ sơ cho cơ quan công an kịp thời xử lý theo quy định pháp luật.

Trong một số trường hợp, sau khi tiếp nhận và phối hợp với cơ quan công an lập biên bản xử lý hành vi sử dụng giấy tờ, tài liệu giả mạo thì các tổ chức hành nghề công chứng không nhận được phản hồi bằng văn bản về kết quả giải quyết, xử lý hành vi vi phạm, dẫn đến các tổ chức hành nghề công chứng không nắm bắt được hành vi vi phạm đó có bị xử lý không, xử lý bằng hình thức gì, giấy tờ, văn bản phát hiện có đúng là giả mạo không để từ đó rút kinh nghiệm cho những lần tiếp nhận, giải quyết về sau.

Về tình trạng giả mạo giấy tờ và khó khăn trong việc đối chiếu bản sao từ bản chính, hiện nay tình trạng giả mạo giấy tờ trong hoạt động công chứng ngày càng đa dạng, tinh vi và rất khó phát hiện. Trình độ làm giả giấy tờ của các đối tượng này ngày càng cao, công nghệ làm giả ngày càng hiện đại, nhiều giấy tờ, tài liệu làm giả tinh vi từ dấu giáp lai, dấu nổi cho đến dấu chìm trên giấy đều giống thật nếu nhìn bằng mắt thường thì khó phân biệt thật giả. Nạn làm giả bằng cấp, chứng chỉ đã trở thành một vấn nạn của xã hội khi việc rao bán, làm giả bằng cấp, chứng chỉ được quảng cáo tràn lan trên mạng internet, ví dụ: chỉ cần đánh máy cụm từ "mua bằng đại học" trên Google thì xuất hiện rất nhiều trang quảng cáo về việc mua bán bằng cấp đại học như trang: https://lambangdaihoctoanquoc.com, https://lambangphoithat.com, https://lambangdaihocgiare.org…Nguyên nhân của thực trạng này chủ yếu là do chế tài xử phạt hành vi làm giả, sử dụng giấy tờ giả chưa cao, chưa đủ sức răn đe. Vì vậy, người thực hiện công chứng, chứng thực luôn phải đối mặt với rủi ro vì khó đủ trình độ, máy móc, phương tiện, kỹ thuật hỗ trợ để giám định, không có hệ thống dữ liệu cũng như không có phôi gốc (về chữ ký, con dấu, mẫu giấy…) để kiểm tra, so sánh nhận biết được hết các loại giấy chứng nhận về tài sản, bằng cấp, chứng chỉ,… đa dạng như hiện nay.

Kiến nghị, giải pháp       

Để tiếp tục thực hiện có hiệu quả Quy chế phối hợp trong thời gian tới và tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc nêu trên, Sở Tư pháp và Công an tỉnh thống nhất một số giải pháp sau:

Đối với Sở Tư pháp, tiếp tục thường xuyên quán triệt các Phòng Tư pháp và tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm các quy định pháp luật về công chứng, chứng thực và các quy định khác của pháp luật; chủ động thông báo cho cơ quan công an khi phát hiện vi phạm hoặc dấu hiệu bất thường trong hoạt động công chứng, chứng thực. Định kỳ thống kê các vụ việc vi phạm pháp luật về công chứng, chứng thực gửi về Công an tỉnh để nắm diễn biến tình hình vi phạm trong lĩnh vực này để từ đó có biện pháp phòng chống, ngăn chặn kịp thời. Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng kỹ năng phát hiện giấy tờ giả, giả mạo chủ thể trong hoạt động công chứng, chứng thực cho đội ngũ công chứng viên, chuyên viên công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng, đội ngũ cán bộ tư pháp cấp huyện, cấp xã, cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả tại bộ phận một cửa, một cửa liên thông của các sở, ban, ngành.

Đối với Công an tỉnh, tiếp tục thường xuyên quán triệt cán bộ chiến sĩ trong ngành thực hiện nghiêm túc, hiệu quả các nội dung phối hợp giữa Công an tỉnh và Sở Tư pháp về công tác phòng, chống tội phạm và vi phạm pháp luật về công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Bình Dương, xử lý nghiêm minh các hành vi vi phạm pháp luật về công chứng, chứng thực. Quan tâm xác minh làm rõ các vụ việc vi phạm về công chứng, chứng thực do các Phòng Tư pháp, UBND cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng đã phát hiện và chuyển cho cơ quan công an xử lý theo quy định; sau khi kết thúc vụ án, vụ việc thì thông tin lại bằng văn bản về kết quả xử lý cho đơn vị, tổ chức đã phát hiện chuyển vụ việc. Tăng cường công tác phối hợp trao đổi thông tin giữa các đơn vị công an tỉnh và công an cấp huyện với Sở Tư pháp, Phòng Tư pháp, UBND cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng để nắm bắt tình hình vi phạm pháp luật về công chứng, chứng thực để chủ động có biện pháp ngăn chặn kịp thời.

 Sở Tư pháp và Công an tỉnh tiếp tục phối hợp chặt chẽ với các cơ quan thông tin đại chúng đẩy mạnh các hoạt động tuyên truyền, phổ biến để nâng cao nhận thức người dân về việc làm và sử dụng giấy tờ, tài liệu giả là hành vi vi phạm pháp luật, để người dân tự giác, nghiêm túc thực hiện theo quy định pháp luật, đồng thời tố giác đến cá nhân, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền xử lý hành vi sử dụng và làm giả giấy tờ theo quy định của pháp luật./.