Thực hiện Quyết định số 55/QĐ-STP ngày 19/5/2020 của Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương về thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực công chứng, chứng thực tại Văn phòng công chứng AN Tín, Đoàn Thanh tra của Sở Tư pháp đã tiến hành thanh tra tại Văn phòng công chứng An Tín. Ngày 06/10/2020, Giám đốc Sở Tư pháp ban hành Kết luận thanh tra số 1695/KL-STP.
Tại Kết luận thanh tra, Giám đốc Sở Tư pháp ghi nhận những ưu điểm, kết quả Văn phòng công chứng An Tín đạt được, cụ thể: Văn phòng công chứng An Tín chấp hành tốt các quy định của Luật Công chứng năm 2014, Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch và các văn bản pháp luật có liên quan. Qua thanh tra, chưa phát hiện sai sót trong việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được Văn phòng công chứng An Tín còn một số sai sót trong hoạt động công chứng như:
- Chưa thực hiện niêm yết nguyên tắc tính chi phí khác tại trụ sở theo quy định tại Điều 68 Luật Công chứng năm 2014.
- Một số trường hợp Văn phòng thu thù lao soạn thảo hợp đồng cao hơn mức trần thù lao công chứng đã được Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương ban hành tại Quyết định số 04/2015/QĐ-UBND ngày 26/02/2015 và mức thù lao đã niêm yết tại trụ sở.
- Đối với việc thu thù lao dịch thuật, Văn phòng chỉ có bảng kê mà không có hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Điều 8 Quy tắc đạo đức hành nghề công chứng ban hành kèm theo Thông tư số 11/2012/TT-BTP ngày 30/10/2012 của Bộ Tư pháp.
- Công chứng viên thực hiện công chứng Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, người đại diện giao dịch với chính mình là chưa phù hợp theo quy định tại khoản 3 Điều 141 Bộ luật dân sự năm 2015.
- Một số hồ sơ công chứng không có giấy tờ chứng minh lý do công chứng ngoài trụ sở. Hồ sơ công chứng lưu trữ chưa đảm bảo theo quy định tại Điều 40, Điều 41 Luật Công chứng năm 2014.
Giám đốc Sở Tư pháp yêu cầu Văn phòng công chứng An Tín tổ chức rút kinh nghiệm, chấn chỉnh, tiến hành các biện pháp cần thiết để khắc phục kịp thời những thiếu sót mà Kết luận thanh tra đã chỉ ra. Cần tăng cường kiểm tra kỹ hồ sơ công chứng trước khi thực hiện nhằm hạn chế tranh chấp có thể phát sinh. Thu thù lao công chứng theo đúng quy định tại Quyết định số 04/2015/QĐ-UBND ngày 26/02/2015 của UBND tỉnh về việc ban hành mức trần thù lao công chứng và thù lao dịch thuật trên địa bàn tỉnh Bình Dương và mức thù lao đã niêm yết tại trụ sở Văn phòng. Khi thu thù lao dịch thuật, Văn phòng phải thực hiện ghi hóa đơn, chứng từ đầy đủ và thông báo cho người yêu cầu công chứng biết rõ các khoản thu, số tiền nộp theo quy định. Việc lưu trữ hồ sơ công chứng phải đảm bảo theo quy định của Luật Công chứng năm 2014. Báo cáo kết quả thực hiện Kết luận thanh tra bằng văn bản về Sở Tư pháp trong thời hạn 30 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Kết luận thanh tra.
Thanh tra Sở Tư pháp