Thực hiện Quyết định số 90/QĐ-STP ngày 16/9/2019 của Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương về thanh tra chuyên ngành trong lĩnh vực hộ tịch, chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã, Đoàn thanh tra đã tiến hành thanh tra về lĩnh vực hộ tịch có yếu tố nước ngoài tại Ủy ban nhân dân thị xã Tân Uyên và thanh tra về lĩnh vực hộ tịch, chứng thực đối với Ủy ban nhân dân phường Tân Phước Khánh và Ủy ban nhân dân xã Tân Vĩnh Hiệp. Ngày 25/10/2020, Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương ban hành Kết luận thanh tra số 1959/KL-STP.
Tại Kết luận thanh tra, Giám đốc Sở Tư pháp ghi nhận các đơn vị được thanh tra đã có ý thức tuân thủ quy định pháp luật về hộ tịch, chứng thực và các quy định khác của pháp luật có liên quan đến hoạt động hộ tịch, chứng thực. Đã có nhiều cố gắng trong công tác hộ tịch, chứng thực, giải quyết kịp thời yêu cầu của cá nhân, tổ chức tại địa phương. Cấp Ủy đảng, lãnh đạo địa phương có sự quan tâm, đầu tư về nhân lực cũng như cơ sở vật chất để thực hiện các công tác tư pháp theo thẩm quyền. Tuy nhiên, vẫn còn có một số sai sót trong hoạt động hộ tịch, chứng thực, như:
1. Đối với Ủy ban nhân dân thị xã Tân Uyên: Hồ sơ đăng ký khai sinh không có văn bản thỏa thuận của cha, mẹ về việc chọn quốc tịch nước ngoài cho con theo quy định tại Khoản 1, Điều 36 Luật Hộ tịch. Hồ sơ ghi vào Sổ hộ tịch việc ly hôn chưa thực hiện thông báo ghi chú ly hôn cho nơi đăng ký kết hôn trước đây là Sở Tư pháp tỉnh Bình Dương theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 39 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015. Việc phân công 01 người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng thực hiện kiểm tra hồ sơ, tham mưu thụ lý giải quyết đăng ký hộ tịch là chưa phù hợp theo quy định tại Điều 70 và Điều 72 Luật Hộ tịch.
2. Đối với Ủy ban nhân dân phường Tân Phước Khánh:
- Về lĩnh vực hộ tịch:
+ Về Sổ đăng ký hộ tịch: Việc sửa chữa sai sót trong Sổ đăng ký hộ tịch bằng cách tẩy xóa và viết đè lên chỗ đã tẩy xóa hoặc cắt dán là chưa phù hợp theo quy định tại Khoản 1, Điều 26 Thông tư số 15/2015/TT-BTP. Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch được lập thành sổ riêng theo từng lĩnh vực như: khai sinh, khai tử, kết hôn là chưa phù hợp theo quy định của Thông tư 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015. Sổ đăng ký kết hôn ghi ngày, tháng, năm xác lập quan hệ hôn nhân chưa phù hợp theo quy định tại Điều 22 Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 đối với trường hợp đăng ký hôn nhân thực tế theo khoản 2 Điều 44 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015. Một số trang của Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, mục Tình trạng hôn nhân ghi chưa phù hợp theo quy định tại Điều 25 Thông tư số 15//2015/TT-BTP ngày 16/11/2015.
+ Về hồ sơ đăng ký hộ tịch: Một số hồ sơ đăng ký nhận cha, mẹ, con, Giấy tờ chứng minh quan hệ cha con (văn bản cam đoan) không có hai người thân thích của cha, mẹ làm chứng theo quy định tại Khoản 2, Điều 11 Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015. Đối với một số sai sót trong việc ghi Sổ đăng ký hộ tịch và hồ sơ đăng ký hộ tịch như: Sổ đăng ký kết hôn tại trang số 37, 87 và Sổ đăng ký khai tử, hồ sơ đăng ký lại khai sinh số 501, Hồ sơ đăng ký kết hôn số 17, Hồ sơ đăng ký cha nhận con số 04, UBND phường Tân Phước Khánh đã khắc phục và có Báo cáo số 1328/BC-UBND ngày 02/10/2019 gửi Đoàn Thanh tra trước khi có báo cáo kết quả thanh tra.
- Về lĩnh vực chứng thực: Một số văn bản chứng thực chữ ký chưa đóng dấu giáp lai giữa trang lời chứng và văn bản chứng thực chữ ký theo quy định tại Khoản 2, Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Một số hồ sơ chứng thực lưu giấy tờ không đúng quy định tại Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Một số giấy ủy quyền không thể hiện nội dung ủy quyền là không có thù lao để xác định thuộc trường hợp chứng thực chữ ký theo quy định tại Điểm d, Khoản 4, Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
3. Đối với Ủy ban nhân dân xã Tân Vĩnh Hiệp.
- Về lĩnh vực hộ tịch.
+ Về Sổ đăng ký hộ tịch: Việc sửa chữa bằng cách tẩy xóa là chưa thực hiện theo đúng quy định tại Điều 26 Thông tư số 15/2015/TT-BTP; Một số trang của Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, mục Tình trạng hôn nhân ghi chưa phù hợp theo quy định tại Điều 25 Thông tư số 15//2015/TT-BTP ngày 16/11/2015.
+ Về hồ sơ đăng ký hộ tịch: Một số hồ sơ đăng ký lại khai sinh chưa đảm bảo về điều kiện đăng ký lại khai sinh theo quy định tại Điều 24 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, sử dụng mẫu tờ khai đăng ký lại khai sinh chưa phù hợp theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP. Hồ sơ đăng ký hôn nhân theo nơi tạm trú không thực hiện thông báo về nơi thường trú theo quy định tại Khoản 4 Điều 5 Luật Hộ tịch. Hồ sơ đăng ký kết hôn thuộc trường hợp đăng ký hôn nhân thực tế nhưng Ủy ban nhân dân xã thực hiện đăng ký kết hôn và ghi ngày, tháng, năm xác lập quan hệ hôn nhân chưa phù hợp theo quy định tại Điều 22 Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015. Hồ sơ đăng ký lại khai tử số 28 chưa đảm bảo về điều kiện đăng ký lại khai tử theo quy định tại Khoản 1, Điều 24 của Nghị định số 123/2015/NĐ-CP.
- Về lĩnh vực chứng thực: Một số trường hợp chứng thực chữ ký chưa phù hợp theo quy định tại Khoản 4, Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Một số văn bản chứng thực chữ ký chưa đóng dấu giáp lai giữa trang lời chứng và văn bản chứng thực chữ ký đúng theo quy định tại Khoản 2, Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Một số giấy ủy quyền không thể hiện nội dung ủy quyền có thù lao hay không có thù lao để xác định đó là trường hợp chứng thực chữ ký ủy quyền theo quy định tại Điểm d, Khoản 4, Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Có trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được mà điểm chỉ, UBND xã Tân Vĩnh Hiệp đánh lời chứng chưa phù hợp theo mẫu lời chứng được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015. Thu phí chứng thực: Sổ chứng thực bản sao từ bản chính thể hiện việc thu phí tính theo bản là chưa phù hợp theo quy định của Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016, theo đó việc thu phí chứng thực bản sao từ bản chính tính theo trang.
Thanh tra Sở Tư pháp